Microsoft Word 基礎操作 （63)

其它功能

數據資源格式

使用郵件合併功能用到的數據源是有一定的格式的，對於非數據庫的數據源，要求第一行是域名行，在這一行中顯示的是插入到主文檔的域顯示出來的樣子，也可以看作是表格的標題行。數據庫的數據源Word會自 動取其字段名為域名。郵件合併的數據源可以是Microsoft Word表格、Excel工作表、Access數據庫、Dbase數據庫等等。

在「郵件合併幫助器」中單擊「獲取數據」按鈕，選擇「打開數據源」或「使用通訊簿」都可以使用建立好的通訊數據（如圖1）。
 
選擇「建立數據源」命令，可以打開「創建數據源」對話框，在「域名行中的域名」列表中顯示出了系統默認的一些域名，我們可以選擇列表中用不到的將其刪除，也可以在「域名」輸入框中輸入要添加的域名，單擊「添加域名」按鈕將其添加到域名列表中；單擊「確定」按鈕確定域名的設置，會彈出「另存為」對話框，要求將數據源保存為單獨的一個文件，輸入文件名稱，選擇保存的文件類型，將數據源文件保存好，就可以開始編輯數據源文件了。編輯完成後切換到主文檔中就可以同前面的一樣進行合併了（如圖2）。

文檔的切換

主文檔和數據源文檔的切換：實際在進行郵件合併時經常會臨時對通訊地址進行一些改動，也就是要編輯數據源，這時就要切換到數據源文件中，我們可以從任務欄中切換主文檔和數據源，在主文檔的「郵件合併」工具欄上單擊「編輯數據源」按鈕（如圖3），出現編輯窗口，單擊「查看數據源」按鈕可以切換到數據源文檔中，同樣，如果數據源是Word文檔，在數據源文檔中單擊「數據庫」工具欄上的「郵件合併主文檔」按鈕可以切換回主文檔中。

主文檔的建立和引用：作為郵件合併使用的主文檔，可以在使用合併之前建立好，也可以在使用這個功能再進行建立，在一個空文檔中打開「合併文檔幫助器」，單擊 「創建」按鈕，選取要創建的主文檔類型，在彈出的對話框中選擇「新建主文檔」按鈕，就可以建立一個新文檔作為郵件合併的主文檔；單擊「編輯」按鈕，選擇剛才建立的文檔，就可以編輯了。
 
直接合併到打印機：在設置好了主文檔的合併域之後，在主文檔中直接單擊「郵件合併」工具欄上的「合併到打印機」按鈕，就可以把合併後的結果輸出到打印機上，效果同先合併到新文檔再把新文檔打印出來是完全相同的。◇