Microsoft Word 基礎操作 （75)

高級使用技巧

精簡文檔 
　　一份文檔，我們每天寫一些，不知不覺地文件已經變得很大，佔用了大量磁盤空間，也使文件保存、重新分頁、更新目錄的速度下降。如何使自己的文檔保持最苗條的身材呢？不妨按下面的方法試一試，使文檔的字節數降到最低限度。 

　　 1. 將文件另存 
　　選擇「文件」菜單中的「另存為」命令，將文件換名另存，然後對比一下兩個文件，發現文件一下子苗條多了。還有一招更靈，按下Ctrl+A鍵，選中全部文本，將文本拷貝到剪貼板中，然後新建一空文檔，將文本粘貼，最後保存。 

　　 2. 取消嵌入TrueType字體 
　　在文檔中嵌入TrueType字體會增加文檔的尺寸。單擊「工具」菜單中的「選項」命令，在彈出的「選項」對話框中單擊「保存」選項卡，如果確認你的文檔中沒有嵌入TrueType字體，就把這一選項取消。如果嵌入了TrueType字體，就選中「只嵌入所用字符」選項，這樣就只嵌入文檔中使用的字體樣式，減小了文檔的尺寸。 

　　 3. 合理插入圖片 
　　文檔中插入了圖片，是文檔突然膨脹的重要原因。盡量插入小尺寸圖片，尺寸較大的圖片，可用畫筆等圖形工具將其長、寬適當縮小。圖片格式最好是Tif、Jpg、Wmf等，少用高位真彩圖片。 

　　 4. 刪除老版本 
　　同一文檔中保存了多個版本，會增加文件尺寸。單擊「文件」菜單中的「版本」命令，可查看文檔是否有其他版本。如果存在其他版本，可以把沒有保存價值的老版本刪掉，以減小文件字節。 

　　 5. 壓縮文檔 
　　如果有很多Word文檔，一時用不到，但還需要長期保存著，就可以利用Winzip等工具，將眾多老文檔做成一個壓縮文件，然後刪除原文檔。對含有圖形的文檔，其壓縮率是相當高的，也節省了不少空間。 ◇