Microsoft Word 基 礎 操 作 （62）

（圖2）

（圖3）

（圖4）

其它功能
郵件合併功能
使用「郵件合併」功能，可以使用同樣格式的文檔發送批量的信件。首先把信件發送的地址單獨建立一個數據文件，設置好要發送的信件的樣子，把開始的稱呼等有變化的地方先空出來，然後打開「工具」菜單，單擊「郵件合併」命令，打開「郵件合併幫助器」對話框，共有三步要走，第一步，創建主文檔：單擊「創建」按鈕，從打開的菜單中選擇「套用信函」命令，彈出一個對話框，選擇活動窗口或再新建一個主文檔，這裏郵件主文檔已經建立好了，單擊「活動窗口」按鈕（如圖１）。

單擊「獲取數據」按鈕，從彈出的菜單中選擇「打開數據源」命令，從彈出的對話框中選擇以前建立好的地址簿，單擊「打開」按鈕，將其作為數據源引入進來。

單擊「編輯主文檔」按鈕，回到主文檔的編輯狀態，現在界面中就多了一個「郵件合併」工具欄，把光標定位在要插入名稱的地方，單擊工具欄上的「插入合併域」按鈕（如圖2），從下拉菜單中選擇「姓名」項，然後單擊「查看合併數據」按鈕，我們看現在的內容就符合要求了，單擊「合併至新文檔」按鈕，Word自動新建一個文檔存放我們建立好的信件，就可以把它打印出來了。

使用郵件合併功能合併為不同類型的文檔：使用郵件合併功能不僅可以建立信函，還可以直接建立信封，郵件標籤、分類等；單擊「郵件合併幫助器」對話框的「創建」按鈕，從彈出的菜單中選擇相應的命令就可以了。如果想取消主文檔的設置，就從這個菜單中選擇「還原為普通WORD文檔」命令。

在Word中發送電子郵件方法很簡單，打開「文件」菜單，選擇「發送」項，單擊「郵件收件人（以附件形式）」命令（如圖3），就會出現新郵件的編輯窗口（如圖4），填好相應的條目，就可以發送電子郵件了。

合併為電子郵件：在主文檔中單擊「郵件合併」工具欄上的「合併選項」按鈕，可以打開「合併選項」對話框，從「合併到」下拉列表框中選擇「電子郵件」，單擊「設置」按鈕，打開「合併設置」對話框，從「含郵件/傳真地址的數據域」下拉列表框中選擇電子郵件地址所在的域，單擊「確定」按鈕，回到「合併」對話框，單擊「合併」按鈕，就可以使用Outlook把當前的文檔作為電子郵件發送出去了。 ◇

(圖一)