Microsoft Word 基礎操作 （72)

高級使用技巧

清除段落標記

從網上下載的文檔，經常是每行後面都有段落標記（硬回車），而正常的段落標記之後都有另一個段落標記，後面跟著一個空行（相當於有兩個硬回車）。要消除這些不必要的段落標記，又要保留正常的段落符號，該如何處理呢？

第一步將正常的段落符號轉換成別的字符。單擊「編輯」菜單中的「替換」命令，在「查找和替換」對話框中單擊「高級」按鈕，從「特殊字符」下拉列表中選擇「段落標記」，再重複一次，這時「查找內容」文本框中顯示「^p^p」，^p就代表段落標記，所以也可以在文本框中直接輸入它。接下來在「替換為」文本框中輸入文檔中沒出現過的字符串，如「%@@」，然後全部替換，所有的正常段落標記就被替換成特殊字符了（如圖）。

第二步要刪去非正常段落符號。按一下Ctrl+H，彈出「查找和替換」對話框，在「查找內容」文本框中輸入「^p」，去掉「替換為」文本框中的內容，然後全部替換，段落標記就都被刪掉了。

第三步就是恢復正常的段落標記。也就是把「%@@」全部替換成「^p」，這樣，文本中所有多餘的硬回車就被刪掉了。

實際中的情況可能與此有所不同，但只要靈活使用「查找和替換」功能，類似的問題一般都能夠解決。

靈活地應用「查找和替換」功能，能幫我們解決很多問題。可以查找和替換的內容包括格式、段落標記、分頁符、域等等，每一項都很有用。比如利用替換格式，可以把文件中所有的黑體四號字變為隸書三號字，把所有的正文變成藍色楷體字，還可以把所有的標題二替換成標題三等等，這些都是很有用的。 ◇