Microsoft Word 基礎操作 （58)

Word的自動功能

嚮導和模板
在製作一個複雜或不熟悉的文檔時，Word提供的嚮導和模板可以給我們一點幫助。選擇「文件」菜單的「新建」命令，打開「新建」對話框，從這裏列出的所有模板中選擇一個與要建立的文檔相對應的模板，單擊「確定」按鈕建立文檔，Word會自動將格式設置好，並在文檔的相應位置給出一些提示。

嚮導的功能比模板更進一步，它可以指導我們一步一步地完成要做的工作，Word 2000提供了「英文信函嚮導」功能可以使我們儘量用小的工作量來完成工作：選擇「工具」菜單的「英文信函嚮導」命令，打開「英文信函嚮導」對話框(圖1)。

選中「信函格式」選項卡上的「日期行」復選框可以添加日期，從右邊的下拉列表框中選擇日期格式；然後在「請選擇一種頁面設計方案」列表框中選擇信件類型，選中「頁面設置中包括頁眉和頁腳」的復選框可以包括設計方案的頁眉和頁腳；在「請選擇一種信函風格」列表框中選擇風格；（例如，「完整區 域」、「更改過的區域」，或「局部區域」）如果準備在信頭上打印信函或備忘錄，就要選中「預先打印好的信頭」復選框，並通過下面的兩個下拉列表框告訴Word信頭在頁面上的位置和信頭所佔用的空間(圖2)。

單擊「收信人信息」選項卡，手動設置收信人的信息或從地址簿中選取。在「稱呼」區域可以選擇正式、業務和非正式問候。使用另外的選項卡可以設置其它的相關信息。單擊「確定」按鈕，簡單的信件格式就出來了(圖3)。

另外還有一個嚮導是中文信封嚮導，使用起來很簡單，按照提示一步一步來就行了。◇