10個方法 讓你工作效率提升

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【2015年2月12日大紀元記者凌妃綜合報道】為了提高工作效率，曾經開車時看簡訊嗎？停紅綠燈還在查收電子郵件嗎？如果是這樣，你真得好好思索徹底改掉這些壞習慣了。其實，一些有效率的工作方法可以慢慢養成，還能真正做到事半功倍的效果，所以不要再讓提高工作效率成為以上危險壞習慣的藉口。

美國企業家西蒙斯（Michael Simmons）在《企業家》（Entrepreneur）雜誌發文提到，有10個秘訣可以馬上提升你的工作效率。讓我們一起來看看這10個方法吧。

1. 將一天分割成

許多的15分鐘

每天要處理的雜事很多，我們常被這些瑣事搞得心情很差，讓工作無法專一。西蒙斯說，當一個時段只做一件事時，工作效率會變得很好。
研究發現，工作時無法專注會降低40%的工作效率。人能專心的時間並不長，約15～25分鐘。因此，如果將工作時間切割成以15分鐘（或25分鐘）為單位，在這段期間內不受其它事情干擾，專心完成一件任務，做完再休息，這樣工作效率就能提高。

【2015年2月12日方法】一周的開始先做好工作計劃，並清楚了解自己本周將完成的任務是甚麼。然後，將每個任務分到以15分鐘為單位的時間段，設定務實、可執行的完成期限，但是不能刻意浪費時間。

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2. 態度真誠

千萬不要浮誇不實

一項最新的研究顯示，重承諾的人受到尊重。西蒙斯表示，依他的個人經驗，誠信地完成有質量的工作有助於和團隊間建立深厚、信任的關係，同時還能減輕個人的心理壓力。研究也表明，能掌控個人工作進度與行程者，其心理疲勞也相對減少。

【2015年2月12日方法】

比預計多25%的時間來完成任務。

因為很多工作需要協同完成，所以要有可能會延遲的心理準備。

為了將事情做成，很可能需要參與所有與協作相關的任務。

相信直覺：如果認為自己管太多時，試試放手一下。

當時間快到，任務還沒完成時，不能給自己任何藉口拖延或是感到壓力，此刻心要定，迅速回顧整件事，想想看可以如何改進，爭取最後成功完成的機會。

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3. 行程表

才是提升工作效率的王道

西蒙斯計劃一天工作之始起於截止期限（下午5:30），怎麼說呢？他先將待辦事項優先順序化，然後給予合適的時間完成這些任務，最後，將這些工作一一擺入一天的工作行程裏。

工作時，只要和工作沒有直接相關的瑣事，西蒙斯就不予理會，甚至也不會接毫無關聯的電話，就是全心專注在工作上，這樣他能做出很多具生產力的決策。

時間表會強迫你面對「還有多少時間」以及「你已完成多少事」的現實。特定時段完成特定任務，讓你不再有耽擱延誤的藉口；特定時段裏，你不會猶豫不決，而是必須在規定的時間內完成任務，因為你已經做出了決定。

4. 設定明確的目標

並不停提醒團隊

研究發現，哪怕只是細微的目標提醒，都能讓員工做出達到目標的努力。

設定總目標，並將總目標向下分為5個可實現的次目標。西蒙斯會將這5個小目標寫在索引卡（Index Card）上，一張隨身攜帶，另一張貼在電腦前面。當他發現工作分心時，他會再度檢視他的目標卡，並反問自己：是否目前做的事與目標達成有關？

西蒙斯還會在每周的例會上，對他的團隊重申這些目標，讓大家知道是否在對的方向上前行，或者需要哪些改變，以達到目標。

5. 讓便條貼提醒你

西蒙斯每晚都會計劃隔日必須執行的最重要的5件事，然後寫在便條貼上，貼在電腦螢幕的左上方。他說，除非這件事做完，否則就不會上床睡覺。

西蒙斯習慣在早上處理優先事情，有時候即使沒有播放音樂，他也會戴上耳機，因為這樣做其他人就不會打斷他工作。

有研究表示，環境對決策過程起到巨大的作用。而這些貼在電腦前的便條貼，就創造了讓西蒙斯在工作時能保持專注的環境。

6. 要有人監督

和提醒你的工作進度

當你必須完成一項任務時，卻心神懶散沒有動機去做，怎麼辦呢？這時你的助理或主管就必須擔負起提醒或監督你的責任。如果你是主管，必須每周和你的助理開會，確認你已經完成了多少任務，助理必須隨時跟蹤主管完成任務的進度，主管在特定時間內完成特定任務也必須讓助理知道。

如果你是員工，那主管定期檢視你的工作進度更是應該的。同事正面的壓力將使工作更有效率。

7. 不需隨時

盯著電子郵件

西蒙斯發現，90%的電子郵件是垃圾郵件，有些公司信件也多是副本收件，不是特別緊急，只要上班時間回覆即可，所以沒有必要隨時緊盯著電子郵件。他通常一天只收查3次電子郵件：上午、下午和晚上，但真正回信是晚上，上午和下午只是確認電子郵件中是否有緊急事件需要處理，並刪除一些垃圾郵件。西蒙斯白天時會與團隊在一起。

西蒙斯說，他這樣做之後，工作更有效率。白天他就盡量專注於處理高附加價值的事。研究也發現，那些不常檢查電子郵件的人工作更有效率，而心理上的壓力也比較輕。

8. 確認你的時間

是花在企業成長上

西蒙斯使用Google Doc軟件以及顏色編碼系統，協助他清楚了解哪段時間做了哪些事，例如：紅色代表例行工作事務，綠色代表與企業成長相關的策略。他每周的目標就是讓綠色的編碼多於紅色的編碼。西蒙斯說，他希望有超過50%的時間是花在綠色編碼的事務上。

【2015年2月12日輔助App】Google Doc是一款線上文書處理軟件，透過它用戶能夠線上建立和編輯文件，並與其他用戶即時協作。

9. 先處理簡單重要的事

再做困難重要的事

西蒙斯總是在一天的開始先處理簡單重要的事，因為可以快速解決它們。困難重要的事需多花點時間思考與運籌帷幄，所以就擺在簡單重要的事之後處理。有時候在處理完一件容易的事情之後，再回過頭看看困難重要的事時，會有多一點的想法。

史丹福大學的研究顯示，小任務的完成能大大提升一個人繼續做下去的動機。其它的研究也表明，小小的勝利將點燃快樂、參與感和創造力。

10. 以日記開啟一天

西蒙斯每天早上的工作是從寫日記開始，寫下一頁更大目標、一天的目標以及對目標的感受。

有時候他會寫下如何實現這些目標的方法，有時候會寫下達成目標的信心水平。基本上，他會為自己打氣。有時候他也會找出任何阻撓完成目標的絆腳石。但是，他不會在日記上寫流水賬。假如靈機一動突然有新點子出現，他也會把它記下。

寫日記是一個將心靈沉澱純淨的過程，可以讓你更專注。研究顯示，多數人無法達到目標是因為他們無法控制自己的情緒，通過另一種情境來反思我們已經做的事，可以大幅度增加目標達成率。◇