5招教你處理電郵 更有效率

【大紀元記者凌妃編譯報道】每天收到的電子郵件多到沒有時間每封看？寄出去的電郵常被退回來，原因是收信人的郵箱爆了？美國《赫芬頓郵報》（The Huffington Post）報道了5招高效人士常用的電子郵件處理方法，讓工作更有效率。

1.設定每天查看與回覆電子郵件的時間

一天內可選擇幾次快速查看電子郵件，先過濾是否有重要且緊急事件必須馬上處理，也可以順手將垃圾郵件刪除。

專家建議，一天只需要2個比較長的時段專心處理郵件。美國加州大學的一項研究發現，那些不常檢查電子郵件的人工作更有效率，而心理上的壓力也比較輕。

2.優先處理重要的電子郵件

優先並即時處理重要且緊急的郵件，並在信件中將意思表達清楚，因為不是每個人都會有時間仔細閱讀每封郵件。

專家建議，將電子郵件的重要性與緊急度按優先處理順序分類，先處理重要且緊急的電子郵件，不重要又不緊急的可緩點做。

3.電子郵件只傳送簡易、可快速處理的事情

電子郵件適合當天回應、簡單處理的信件，若你有更重要的事或決定要做，電話聯繫或面對面討論更適合。見面三分情，聲音對決策也有影響力，會讓複雜的事情更快速解決。此外，當電子郵件中的文字表達模糊時，往往容易被誤解。

4.將電子郵件分類

將電子郵件依不同屬性做好分類，可以大大提升工作效率。若以寄信人來分類，可包括：客戶郵件、公司郵件、部門郵件、朋友郵件、社團郵件等；若以主題來分類，可包括：工作郵件、旅遊郵件、促銷郵件、線上購物郵件、醫療郵件等。

還有，趕快退訂垃圾郵件。如果垃圾郵件的數量過多，即使每天刪除，也很浪費時間。

5.直接回信不要拖

在每天固定時段處理電子郵件時，可馬上回覆者就立即處理，信件內容不需冗長或華麗無實。簡潔訊息，有時即使只是簡單的幾個字，如「謝謝」、「知道了」都能讓你建立信譽。 ◇