從起床到頭再沾上枕頭，創業家整天忙得團團轉，一個會議接著一個會議，馬不停蹄，忙著滅火。還要分神處理電子郵件、接電話和回答員工的問題。創業很辛苦，有這麼多事情要做，我們怎麼可能都完成得了呢？
有一些創業家能夠從容不迫地應對各種難關，不介意一周工作80小時。他們不是工作狂，就是一個人的團隊而不得不這樣做，但這樣的生活方式是難以持久的。
不管你承不承認，一個人的精力、專注力和意志力是有限的。當有一天你開始感到崩潰和挫敗時，那些80小時的工作周會反過來成為你的包袱。
如果不懂得運用時間管理技巧，你就只是在浪費時間。沒有優先完成重要的事情，就等於讓各種干擾和不重要的事佔用了你大部份的時間。接下來的情況你知道，你一直在追趕和錯過生活中最重要的事情。
如果我告訴你，有一種技巧可以提高效率，助你完成必要的工作，推動業務發展，同時還能讓你過上更充實的生活，如何？真有這麼好的東西嗎？是真的，它就是時間分塊法（又譯時間塊管理）。
甚麼是時間分塊法？
時間分塊法是一個非常容易理解的概念，你可以將一天劃分成幾個時間段。例如，你不必全天查看電子郵件，而是設置一個時間段，讓我們從上午8點到8點半清理收件箱並回覆郵件。一旦收件箱的計數為零，你就可以繼續做下一個任務。
時間分塊法的重點是規劃出需要完成的任務，然後劃分特定的時間段專注完成這些任務。這麼做可以防止你一天需要完成的任務不會因為同時處理多件事務或其它干擾而被打斷。如此，你可以更快地完成待辦事項中的任務，提高效率。
最重要的是，時間分塊法鼓勵忙碌的創業家為自己安排日程。無論是五分鐘還是一小時，將迫切需要的「我的私人時間」添加到日程中，以便你可以深思、鍛鍊、閱讀或做任何讓自己開心的事情。讓我們在疲憊不堪時得以充電，有時間享受生活。
為甚麼時間分塊法對創業家很重要？
當你啟用時間分塊法時，會發生兩件神奇的事情。
首先，你能夠更快、更完整地完成重要的任務。這是因為你沒有將注意力分散在15個不同的任務之間。你將100%的注意力集中在手頭的任務上。
其次，你仍然能夠完成那些不太重要的任務，因為你不會一直分心。換句話說，將相似的任務組合在一起，你可以使用同一個思路處理事情，思緒不會來回跳躍。有結構的處理事情讓你很容易就能按照日程表行事。
然而，這僅僅是開始而已。時間分塊法還有更多好處：
. 幫助你平衡好緊急和重要的任務。
. 強迫專注於優先事項。
. 提升工作深度，對抗拖延症。
. 對時間的掌握更加務實，不會高估或低估完成任務所需的時間。
. 借用「帕金森定律」的說法，即「你會拖延工作，直到完成時限到了為止」。當知道完成一項任務的明確時間時，你就有可能完成它。
. 完成那些一次就可以談妥的事情，不拖延。例如，如果你必須聯繫一位自由職業者詢問工作報價，你知道你甚麼時候會做這件事，而不會說「我稍後再談」。
. 你可以說「不」而不會感到自責，因為你知道甚麼時候有空，甚麼時候沒空。
如何使用時間分塊法
時間分塊的概念聽起來似乎不太好執行。然而，你會注意到你不是在安排所有事情的細枝末節，實際上，你只是將一天劃分為多個時段，以便一次可以專注於同類的事務。
如果你仍然不確定從哪裏開始，這裏有一些提示教你如何善用時間分塊法。
1. 分時間段處理你的優先事項
這可能是時間分塊法最困難的部份。我的意思是，身為一名創業家，所有事情不都是優先事項嗎？
當然不是。
請先花幾分鐘時間列出一份待辦事項清單，列出每天需要完成的任務。接下來，列出每項工作並按重要程度排列。這些通常都是幫助你實現目標的重要工作。
現在，根據你的待辦清單，把最重要和最緊急的事情挑出來作為早上的第一件事。對我來說，我會留出上午9點到中午的時間來完成一天中最重要的任務。
接下來，為第二重要的任務設置時間段，並依此類推。如果你沒有時間段來處理既不重要也不緊急的任務，不用擔心，明天你再來看。
2. 停止按時鐘安排——只在最有效率的時候工作
身為創業家，你不一定要堅持傳統朝九晚五的工作日。你可以根據自己最高效的時間訂日程表。
例如，如果你是一個早起的人，早上7點就非常有精神也能專注，那這就是你應該處理優先任務的時候。如果你在下午1點到4點的工作效率更高，那麼請將優先任務排進這段日程表。
還有一個額外的好處，你能避免分心。我知道很多創業家要麼早點開始工作，要麼等到當天晚些時候，因為這些時段不會因電子郵件、電話或突然進入辦公室的員工而分心。
3. 創建主題日
這可以追溯到我以前討論過的整個批處理的概念。
與其嘗試在一天內做10件不同的事情，不如創建主題日。例如，也許星期一用於招聘，星期二用於安排你所有的會議，周三專注於改進你的產品。然後，星期四是你解決營銷問題的時間。
建立這樣一個流程，可以避開同時處理多件任務的情形，而且在這個特定日期工作所需的工具和資源都是齊全的。
4. 預留休息時間
一天中的每個小時都想用於工作。但是，這適得其反。
在日程中固定安排一個空白時間段。你可以利用這個時間段冥想、散步或甚麼都不做。
這麼做還有一個好處，增加日程安排的彈性，應付緊急情況。例如，客戶被堵在路上，不得不將會議推遲10分鐘。因為你的日程已預留時間，這就不會是一場災難，因為你有彈性的時間應付延遲。
5. 設定界限——但要有彈性
當你進入深度工作時，那是你唯一專注的事情。電子郵件、電話和敲門都必須排到你完成工作後。只要讓其他人知道你哪些時間不希望被打擾。
然而，生活是不可預測的。雖然你應該儘可能地遵守日程安排，但有時也要有點彈性。例如，來自潛在客戶的電子郵件可以等到當天晚些時候再處理。但是，當一個設備臨時發生故障時，你可能得停下手邊工作儘快參與解決。
6. 規劃自我成長的時間段
除了為優先事項和休息訂出具體的時間外，你還需要為自我成長留出時間。這包括：
. 每周花幾個小時回顧和反思你完成的事情。
. 一些行政事務，例如簿記、歸檔和整理工作空間。
. 進行研究，例如市場研究，甚至是下一次商務行程的酒店。
. 寫作和創作的時間，比如撰寫網誌文章。
. 繼續沒有完成的事情。
. 自我保健時間，例如鍛鍊、瑜伽和冥想。
. 與你的朋友和家人共度美好時光。
. 做讓自己開心的事情。
7. 使用日程表app追蹤排程
使用好的日程表app（應用程式）是時間分塊法的關鍵要素，因為可用app追蹤你的排程、避免任務衝突。有些人使用紙上日程表，例如那些超大的檯曆。就個人而言，數字日程表是我的首選，因為你可以一直隨身攜帶著日程表。
8. 修改
最後，每周或每月跟蹤你的進度，根據需要調整你的日程安排。例如，如果你原訂兩個小時寫一篇博文，而你只花了一個小時就完成了，那就調整日程表反應實際的情況，將下一個任務提前。
原文：Time Blocking Tips Top Experts and Scientists Use to Increase Productivity轉載自《創業家》（Entrepreneur）網站，授權英文《大紀元時報》轉載。
本文僅代表作者的觀點和主張，內容僅作一般資訊參考用，沒有任何推薦或招攬之用意。大紀元不提供投資、稅務、法律、財務規劃、房地產規劃或其它個人理財的建議。大紀元不擔保文章內容的準確性或時效性。#
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