申訴專員公署於今日(12日)發表有關「康樂及文化事務署採購和註銷圖書館資料的準則和程序」的主動調查結果。調查結果指出公共圖書館於採購和註銷圖書館資料,以及協調兩者方面有十大不足之處;並針對其不足之處提出了八大改善建議,建議康文署加強圖書館資料的資訊管理系統,增加採購集註銷工作之間的互相配合程度。

申訴專員公署報告稱,有見康文署轄下圖書館於年前屢次被媒體指出管理不善及浪費書籍等問題,引起社會廣泛關注,為探討康文署採購和註銷圖書館資料的準則和程序,申訴專員就此於2016年1月展開主動調查,並於今年8月31日完成調查。調查報告指出康文署在採購和註銷圖書館資料,以及協調兩者方面有以下十項不足之處:

一、採購指標理據含糊;

二、館藏借出數目和採購增幅不成正比;

三、統籌和制定總採購計劃的程序和理據欠明確記錄供查證;

四、各圖書館建議的採購計劃書落實與否,無從得知;

五、2015年年中前個別館藏資料的被註銷原因無從稽考;

六、2015年年中之後註銷資料管理資訊仍有不足;

七、圖書館資料當廢紙處理的註銷做法需檢討;

八、處理上市公司刊物進退失據;

九、採購及註銷工作應互相配合;

十、圖書館資料的資訊管理系統有待加強。

為求能使公共圖書館能夠改善上述現存的不足,申訴專員針對問題向康文署提出了以下八項改善建議:

一、重新檢視「每年採購不少於70萬項圖書館資料」的指標;考慮訂立一個更清晰明確及具理據的採購指標;

二、繼續檢視修訂年度「計劃書」後的成效,並適時作 出檢討和修訂;

三、把如何綜合、調整及製作總採購計劃的操作流程記錄存檔,以及把作出採購決定的理據記錄在案;並應考慮設立機制,讓各區圖書館在接獲分配的新採購資料後回饋意見;

四、記錄及善用註銷資料的相關數據並作出分析,以便更有效監察註銷工作的運作以及適時修訂管理方針;

五、與相關政策局/部門研究,檢討並考慮修訂現時以廢紙廢物方式處理註銷資料的做法;

六、收集上市公司印刷本刊物的相關借閱資料和數據作分析,以審慎檢討該些刊物的處理方法;

七、考慮設立機制評估館藏是否符合既定方針,並協調採購和註銷資料的工作以達至一個平衡的館藏;

八、加快提升現有公共圖書館電腦資訊系統以便更有效管理館藏。