【初學者園地】Microsoft Word 基礎操作（42）

查閱文檔

視圖的介紹

　　在Word中一共有四種視圖，通常使用的是頁面視圖，它以頁面的形式顯示編輯的文檔，所有的圖形對象都可以在這裏完整地顯示出來，因此也是平時用得最多的。

　　在使用了文檔結構圖之後，文檔的內容經常無法在屏幕上完全顯示出來，這時可以使用普通視圖或大綱視圖：單擊水平滾動條左邊的「普通視圖」按鈕，切換到普通視圖中。每個視圖都有不同的設置，在「文檔結構圖」的視圖中，打開「工具」菜單，單擊「選項」命令，選中「大綱視圖和普通視圖選項」選擇區 中「窗口中自動換行」前的復選框(圖1)，單擊「確定」按鈕，在文檔的內容就在窗口中完全顯示出來了。

　　在普通視圖中因為不像頁面視圖中那樣一頁一頁看上去那麼明顯，因此它的分頁使用一條虛線來表示。另外在普通視圖中無法看到圖形對像、插入的頁碼、頁眉和頁腳等內容，也不能進行豎向的排版，所以這個視圖通常用來進行文字的輸入、編輯和查閱純文字的文檔等。

　　Web版式視圖的最大優點是聯機閱讀方便，它不以實際打印的效果顯示文字，而是將文字顯示得大一些，並使段落自動換行以適應當前窗口的大小，而且只有它可以添加文檔背景顏色和圖案。

　　大綱視圖中在每一個段落的前面都有一個標記，不過在大綱視圖中查看和重新組織文檔的內容都是非常方便。它跟文檔結構圖有些像，也是根據段落的大綱級別有層級地設置，前面有小正方形的段落的級別是正文，而這些前面有加號的段落則在文檔結構圖中都有，也就是說，在大綱視圖中的文檔也可以折疊和展 開。

　　大綱視圖的界面中有一個「大綱」工具欄，單擊大綱工具欄上的「折疊」按鈕，這一部份的 層級就折疊了一層，再單擊，又折疊了一層，在這個層級的下面出現了一條下劃線，這就表示這個層級已經完全折疊了起來。單擊「展開」按鈕，可以展開一個層級，再單擊，又展開一層。這和文檔結構圖很像，若只想展開此層下面的層級，把光標定位到這個段落中，單擊「展開」按鈕(圖2)，就只有這項所包含的層級展 開了。光標在哪裏，就展開哪個項目的層級。

　　大綱視圖的另一個作用就是可以方便地調整段落的大綱級別，調整各個級別的順序等，選中一個段落，單擊「大綱」工具欄上的「下移」按鈕，這個段落就和下面段落互換了位置。

　　這個工具欄還有一個用途就是可以方便地設置文檔的大綱級別。單擊「大綱」工具欄上的「顯示所有標題」按鈕，展開所有層級，把 光標定位到一個大綱級別為「正文」的段落中，單擊「大綱」工具欄中的「提升」按鈕，這個段落就和它原來的上一級段落同級了，單擊「降低」按鈕，段落的大綱級別就降了一級， 單擊「降為正文文字」按鈕，就可以把它變回正文了。

　　大綱視圖還有一個很有用的功能，就是製作主控文檔。用主控文檔可以方便地對系列的文檔進行組織和管理，可以很方便地創建文檔間參考資料、目錄和子文檔索引等，而且不必一一打開即可打印多篇子文檔、拖曳移動大段文本以及子文檔。如果處理一篇幾百頁的文檔時，Word的速度很慢，使用主控文檔會既快又方便。

　　在大綱視圖中單擊任意段落前面的標記（包括加號、減號、和小正方形）可以選中這個段落和它下面的所有從屬於這個段的段落。

　　上下拖動段落的標記可以改變段落及其下屬段落的位置。

　　左右拖動段落的標記可以改變段落及其下屬段落的大綱級別。

　　顯示不同級別的大綱可以通過單擊大綱工具欄上的級別按鈕來實現，單擊這個首句按鈕還可以使大綱視圖中顯示的所有段落只顯示第一句。 ◇