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要提高工作效率,我們需要更聰明地工作,而不是更辛苦地工作,這樣才能充份利用每一天的時間。雖然這不容易做到,但只要我們能避免讓不良的生活習慣干擾到自己,在更少時間內做更多事也是可以實現的目標。

美國「商業內幕」(Business Insider)網站建議,想提高效率,下面這13件事從今天起不要做。 

隨心所欲瀏覽網頁 

目前我們大多數人工作時都要上網,很容易分散精力,或者腦子裏突然跳出一個念頭,讓我們從「目標頁面」隨機點到和眼下工作無緊密聯繫的地方去。 

問答社區Quora的一位用戶蘇雷(Suresh Rathinam)建議,把腦子裏蹦出來的想法先記下來,等工作任務完成後再去查看。 

同時處理多項事務 

雖然很多人都對同時做兩件事情引以為豪,但研究發現,僅有2%的人能夠高效地處理多重任務。對其他人而言,一心二用並不是個好習慣,會降低我們的注意力,長遠來看會影響效率。 

整天查收電子郵件 

整天在網上也導致很多人在一天中不停查收電子郵件。不幸的是,每次你這樣做的時候,平均都會損失25分鐘的工作時間。更重要的是,不停查收電子郵件還會讓人變笨,智商下降10個點。 

據麥肯錫全球研究院統計,我們每周平均花13小時收電郵,在法定工作時間中佔28%。另據手機鎖屏幕應用程序Locket的統計數據,用戶每天解鎖手機屏幕達110次。由此,企業策略顧問弗里德曼(Ron Friedman)建議退出Outlook程序及電子信箱網頁,並遠離手機,以便用整塊的時間專注工作。 

把當天最重要的工作排在後面 

一天工作開始時,人們習慣於先「熱身」——完成簡單的事,把更耗時、更困難的工作留在後面完成。然而這是個壞主意,經常導致重要工作沒能完成。 

研究發現,一天裏人們的意志力會逐漸減弱。既然如此,最好讓最難為你,但也最重要的事情安排在一天之始。 

太多的會議和交談 

最影響工作效率的事就是不必要的會議和交談。和電子郵件一樣,即時通信軟件、視頻聊天工具就在我們手邊,不必要的情況下不要用「群聊」。 

物流企業BlueGrace Logistics創辦人哈里斯(Bobby Harris)建議人們不要接受「群聊」、視頻會議的邀請,除非發起者有明確的議程,並告知預計會開多久。即便如此,哈里斯也建議我們只劃出對方所要求的一半時間。 

坐一整天 

商業策略顧問莫錢特(Nilofer Merchant)介紹,她幫助眾多大型企業獲得成功的新思路是:邊走邊開會。 

她建議有利於坐著喝咖啡的那種會議,利用每周開會時間走30、40公里。「新鮮空氣促生的新思維會讓你驚訝,在此過程中,你會給你的生活帶入一套全新的想法。」 

按下鬧鐘的打盹鍵 

你或許會覺得早上貪睡可以讓你更煥發地迎接新的一天,但事實是,睡回籠覺弊大於利。 這是因為,當你第一次醒來時,內分泌系統就開始釋放荷爾蒙,讓你準備好開始這一天。當你又睡著,這一過程就放慢了。況且,5分鐘、10分鐘的回籠覺也不足以獲得深度睡眠,無法達成恢復體力的效用。 

這並不是說你應該削減睡眠時間。《赫芬頓郵報》創辦人赫芬頓(Arianna Huffington)說,良好的夜間睡眠對提高效率、心情快樂、明智決策、啟發靈感還是必要的。獲取充足睡眠的訣竅是提前規劃作息,並在合理的時間就寢。 

未排定優先級 

不少人認為,立很多目標是確保成功的最佳途徑,如果某個想法失敗,還有足夠多的路徑可選。可惜,這種搖擺不定可能會大大影響效率。 

巴菲特的解決之道堪稱完美。他聽到自己的私人飛機駕駛員抱怨說自己沒有完成人生目標,巴菲特讓他開列一份清單,寫下希望去世前做到的25件事。不過,他並不是建議對方朝著每個目標小步向前,而是勸他從中挑5件最重要的事,把其它的目標忽略掉。 

規劃的工作過量 

許多雄心勃勃且有條理的人都會讓自己的時間表精確到小時,希望藉此最大限度地提升工作效率。不幸的是,事情並不總是按照計劃進行,比如孩子病了或被分配了一項任務,都可能打亂他們一天的安排。 

其實,你只需每天只計劃4、5個小時的工作,這樣就比較容易靈活調整。 

事前考量不足 

打破這種習慣的意思是,你應該在實現長期目標之前制訂好方略。要面對中途撤出的局面是非常令人尷尬的,而且很浪費時間。 

哈佛大學講師波曾(Robert Pozen)博士建議,先確定最終想要的結果,然後設立一系列步驟來實現。途中,你可以審視自己的工作以確保自己在正軌上,據此作出相應調整。 

手機放床頭 別再這樣做了 

智能手機、平板電腦和筆記本電腦的LED屏幕會發出藍光,研究證實對視力有損傷,還會抑制調節睡眠的褪黑激素的分泌。褪黑激素分泌不足的人更容易陷入抑鬱。 

自我犒賞式的放任 

無論是要調整飲食習慣、健身計劃還是工作安排,要養成新習慣,最難的事情就是把恢復舊習慣作為對自己的一種獎勵。在一周的低糖飲食後,認為自己有理由享受一次甜品大餐,這種認可放任的做法阻礙了很多人自我完善的進程。 

試著把調整目標當作自己的一部份,心中想著自己本來就是一個節儉的或者愛鍛鍊的人,這比不情願地去適應新習慣更為有效。 

完美主義 

英國作家德波頓(Alain de Botton)在網站「生命之書」(The Book of Life)上寫道:「只有在對甚麼也沒做的恐懼超過了對做不好的恐懼時,我們才開始去做……而這會耗去時間。」做事拖沓的根源往往不是懶惰,而是對事情做不好的恐懼。 

克服拖延的唯一辦法就是避免陷入完美主義,不要糾纏於細節。只當這件事情並不那麼要緊,搞砸了也沒有關係,不執著於結果可以讓你及早上手。◇

 

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