編者按:「時間管理」之所以對多數人而言那麼困難,是因為大部份人都不知道,時間管理其實是種「自我管理」,如果不能養成珍惜時間的態度,即使再怎麼管理時間,還是只能原地踏步。多數人的時間管理,只做到表面,總是效果不彰、被進度追著跑,其實,真正的時間管理,不在「管理」,而是「態度」!

徹底執行80%的計劃

計劃由工作和休息組成,只有適當且均衡地協調好工作和休息,計劃才能順利進行,效率也會提高。為了消化許多行程,我們要在適當的時機稍作休息,根據把休息放在哪個位置,目標的達成和效率也會有很大的不同。

那麼,在制定計劃時,以甚麼單位來制定休息時間比較好呢?雖然每個人的情況可能不同,但最好以周為單位來制定計劃和休息,以周為單位來分配該做的事情和制定計劃有許多優點,讓我們先來了解一下制定有力一周計劃的3種方法吧。

1. 設定「段落節點」

一周的開始因國家而異,美國從周日開始,英國和中國從周一開始,伊斯蘭國家則是從周六開始。國際標準化組織(ISO)規定周一是一周的開始,因此制定一周計劃時,我建議從周一開始。周一到周六努力工作,周日則好好休息,比起休息完再工作,工作完之後再休息會更有效率,因此一周定為周一到周日。

例如,假設K決定一年讀50本書,一個月讀4本~5本書即可;如果以一周為單位進行計劃,一周看一本書即可。如果這周要讀的書份量是300頁,那麼一般人就計劃分為7天,每天讀43頁,但如果當周有約會,那天就讀不了書。而這些事積累起來,計劃就會漸漸消化不了,一直拖延下去。

隨著小計劃的失敗,接著會出現破壞大計劃的骨牌效應。避免這種骨牌效應的方法,是在制定計劃時,只分配周一到周六要做的事,周日則甚麼都不做,讓自己在周日可以休息。計劃裏把300頁的份量分成6天,每天讀50頁,如果周三突然有事而無法讀書,就把這個計劃挪到周日即可。

像這樣制定計劃時,制定周期最好以一周為單位,並空出周日,以便有剩餘的時間來遵守未完成的計劃,如果周一到周六都遵守了計劃並順利完成,那麼周日就是提供給一直以來努力的自己甜蜜的休息時間,只有這樣,我們才能在下周更加熱情地完成工作。

2. 以「任務」為主來擬定計劃

人們通常以兩種觀點來制定計劃,一種是以「時間」為中心,另一種是以「任務」為中心。大多數人在「時間vs.任務」的選擇中,都以「時間」為中心來制定計劃和安排日程,而此種形式,會使計劃隨著時間的推移而受到很大的影響。

因為我們每天的狀態都不一樣,昨天早晨的狀態和今天早晨的狀態以及明天的狀態都不同,而根據狀態的不同,同一時間能完成的工作量也會有所不同。另外,當我們以「時間」為中心來制定計劃,專注度就會改變。

例如,有一個學生計劃9:00~10:00讀數學,10:00~11:00讀英文,11:00~12:00讀國文。他在9:00開始讀數學,解數學題的時候看了看手錶,還剩半個小時。堅持了半個小時之後把題目解完,但數學的工作一結束,英文馬上等在後頭。他的大腦漸漸感到疲倦,讀完英文之後,又馬上要讀國文,他只能撐著等待時間過去。

相反地,如果以「任務」為中心,可以制定30題數學、5題英文和10頁國文課本的計劃。如果他在40分鐘內解完30題數學題,那麼他就可以在剩下的20分鐘得到休息時間,享受了這20分鐘甜蜜休息的大腦,在寫英文題或讀國文時,也會儘快完成份量休息,想著要快點把書讀完,又可以進一步提高專注力。

因為這樣的機制,比起以「時間」為中心,以「任務」為中心來制定計劃會更好。但這並不意味著完全不要安排行程,而是將日程安排一個大致的時間就好。與其拘泥於時間,不如把焦點放在要做的事情上。

在制定和實踐計劃的過程中,真的會有很多事情插進來,而把原來計劃的事情都推遲了,此時如果是以時間為中心計劃的話,就會倍感壓力,但如果以任務為中心來做計劃的話,就可以在其他時間段抽空處理即可。

3. 制定「80%」的計劃就好

人生常常被比喻成馬拉松,要想到達馬拉松的終點,重要的是要以自己的速度去跑,不要放棄,堅持到最後,一開始太勉強去跑的話,中途就會放棄。計劃也是一樣,如果一開始就太過貪心,強行制定的計劃很有可能會成為泡影。因此,平時制定計劃時,最好制定自己能力的80%。

如果一天能讀50頁書,目標就定為40頁,如果書讀得很流暢,可以讀50多頁,但是在某些部份因為理解不清,有時會比想像中需要更多的時間,為了這種時候,我們必須制定80%的計劃。

如果能夠背誦10句英語會話,就只計劃背8句,如果可以打100個壁球,就計劃打80個,而且要堅持下去。不需要多做,持續去做才是最重要的,要每天堅持去做,安排沒有壓力的份量比較好,之後再逐漸增加份量。

如果急於儘快成功,反而會做不好事情,導致計劃的失敗。而且,當計劃和日程過於緊湊,每次看到計劃就會倍感壓力,心情也會變得沉重。相反地,如果計劃完成80%左右,就會認為「還可以」,則能以愉快的心情持續執行計劃。

但這並不意味著在任何情況下都只計劃80%,在緊急而重要的瞬間,應該計劃120%,並傾注應拿出來的能量。為了關鍵時刻投入120%的能量,平時就要堅持實踐80%左右的計劃,培養自己的毅力、耐力和執行力。當生活中關鍵時刻機會降臨,為了讓機會變成自己的東西,平時就要建立好基礎,培養足夠承擔機會的實力。

只有現在跑得快或跑在別人前方,絕對不是好事;儘管現在看起來有點慢也沒關係,因為最重要的是,你能否在最後關鍵的一刻抵達自己想要的終點。#

(本文摘自《想做的事都做得到的時間駕馭術:人生時間盒、時間收據、人生兌換券……20種時間管理法寶,讓你分秒不浪費,拒當時間貧民》,采實文化提供)

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