電話會議 禮儀

【大紀元記者孫童編譯報道】電話會議並不可怕，其實它很簡單。可是，在會議期間或電子郵件中提到新的電話會議安排時，你仍然會感到緊張。尤其是，電話會議在繁忙的下午耗費了你一個小時的寶貴時間，甚至更多，這讓你感到心力交瘁。但是，通過以下一些簡單的技巧，你可以讓電話會議變得更易於管理，甚至變得更有價值。

1 挑選位置

總部位於波士頓的人力資源主管南希‧湯姆森表示，不要在辦公桌上進行電話會議，將手機設為靜音，設法控制背景噪聲。你希望傳達的信息是，你很重視本次電話會議，並充份尊重你的聽眾。

2 保持專業態度

無論如何這也是一次會議，目的是試圖推進一個項目或完成業務指標。不要一開始就認為它是浪費時間。全球性營銷諮詢公司MSCO的CEO馬克‧史蒂文斯表示， 每一次電話會議，都會讓你學到一些東西。「就算是最無聊的電話會議，只要我想，我仍然可以學到一些東西，並且進行一定的溝通。」

3 不要一心二用

如果你希望其他人專注於會議，你也需要做同樣的事情。這意味著不要利用電話會議趕工或回復電子郵件，如果這樣做了，你的注意力將轉向電子郵件並遠離電話會議。如果你實在無法抗拒誘惑，湯姆森建議你關閉電子郵件。就算文件需要發來發去，重新打開也很容易。

4 善待別人

你的確可能在電話會議時，忍不住朝電話另一端裏你的同事翻白眼，但是在面對面的會議時，你絕對不會這麼做。事實上，電話會議不應該有任何的不同。現在這個時代，你所做的任何一個小動作，都有可能被人捕捉到。職業顧問詹妮弗‧錢德勒表示，設想人們能看到你，你就能控制一些不當的行為。

5 留意時間

這句格言仍然適用：「如果你提前，那麼你就能夠準時；如果你準時，就遲到了。」如果在電話會議開始前你有時間，利用這幾分鐘與你的團隊進行溝通，告知你希望他們在會議中討論的話題。

6 不要在用餐時討論

如果你需要別人給你留出專門的時間做一個很重要的介紹，那你就不應該邊吃邊講。史蒂文斯說，你應該很專注，尋找問題，思考拒絕的理由，並時刻準備提出新的點子。

7 使用靜音功能

雖然在正常的禮節中可能大量使用靜音功能，但那並不適用於每一種情況。靜音，然後長時間離線與他人交談、做別的事情或乾脆置之不理，是很粗魯並且不專業的表現。資源管理軟件公司Precursive的CEO詹姆斯說，你永遠不知道甚麼時候你會被問及一個問題。當然一般情況下，當你沒有說話的時候使用靜音功能，是禮貌的表現，因為這樣降低了通話中的背景噪音。

8 不要霸佔發言權

最糟糕的電話會議是，其中一位參與者嘮嘮叨叨個沒完，這時候需要你禮貌但果斷地提醒他講重點，將觀點自信而簡潔地表達出來。電話會議中還有別的參與者，要為他們著想。如果你掌控對話，那麼需要留一點時間徵求聽眾的意見。通常，人們很樂意討論，給出反饋信息。

9 適時結束會議

有時電話會議可以很拖拉，一不小心就超出了規定時間。為了避免這種情況的發生，不要害怕做總結陳詞來結束會議。如：「我認為，本次會議可以結束了。」，雖然有人可能還會多問或澄清幾個問題，或者你乾脆就此中斷會議，這樣能節省不少的時間。 ◇

以下9個技巧將幫助你改善下一次電話會議的體驗： 整版圖片來源： Fotolia