申訴專員主動調查政府網站及社媒檔案管理

申訴專員公署今日宣布，主動調查政府網站及社交媒體帳戶的檔案管理。公署指，近年接獲的投訴顯示，政府原先在網站或社交媒體發放的資訊可能隨時間或因特定考量，而被修訂或刪除，但市民仍會對相關資訊表達關注或不滿，亦有可能成為回應查詢或投訴的資料和證據，因此妥善的檔案保存成為關鍵。

公署指出，隨着資訊科技發展，互聯網及社交媒體在推動公共行政上的角色和比重有增無減，「政府一站通」網站載有逾80個決策局或部門的主網站連結；約七成決策局或部門亦已開立社交媒體帳戶。

按政府現行檔案管理政策，在處理公事過程中所開立或接收的檔案，並被保存下來作為政策、決定、程序、職能、活動和業務的憑證，應收納到檔案保管系統內妥為管理。現行管理傳統檔案的規定同時適用於政府網站及社交媒體帳戶的檔案。

公署表示，近年接獲的投訴顯示，政府在網站或社交媒體發放的資訊可能隨時間或因特定考量而被修訂或刪除，但市民仍會對該些政府資訊表達關注或不滿。因此決策局或部門何時及如何更新網站或社交媒體上的資訊，都可能成為回應查詢或投訴的資料和證據，故妥善的檔案保存至為關鍵。

另外，政府檔案處分別於2018年及2022年進行兩次網站存檔試驗計劃，並於2021年就社交媒體存檔進行初步研究，惟有關工作尚在起步階段。

申訴專員趙慧賢表示，檔案是政府的寶貴資源，有助累積經驗，作出有據可依的決定，滿足運作及規管需要。另外，政府運用網站及社交媒體履行公共職能乃大勢所趨，在數碼時代如何妥善管理大量電子檔案是政府需面對的問題。

因此，她決定對檔案處展開主動調查，審研政府網站及社交媒體帳戶的檔案管理，包括現時相關檔案管理工作的實際執行情況、檔案處給予決策局／部門的指引和支援是否足夠和有效，以及檔案處就政府網站及社交媒體存檔進行的試驗計劃及其初步研究結果等。

公署現正蒐集上述課題的資料及意見。市民若有任何資料或意見，請於2023年11月24日或之前以書面方式送達申訴專員公署。@

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