團隊的溝通和協調力往往能左右你的事業朝向更好或更壞的方向發展。藉由順暢、清晰的互動模式，你的團隊能更高效的協同合作，提高整體生產力；若在時間、措辭和清晰表達上出現失誤，可能讓整個團隊的運作失靈。
那麼，你可以採取哪些措施來改善內部溝通呢？
1. 診斷潛在問題
首先，你應該做的是花點時間診斷潛在的問題。你是否注意到組織內部曾因溝通不良而出現失誤？是否有某個可衡量的指標因為溝通問題而下降？如果是這樣，這就是你修補這些問題的機會。
例如，你發現客戶的流失率在增加，這可能是客戶服務部門不清楚他們的職責所在，或是他們沒有妥善處理與客戶之間的溝通。
重新審視你的文件、SOP（標準工作程序）、團隊會議的決議、和其它有關客戶服務部門內部的溝通，有助於改善問題。
2. 讓優秀的領導者當模範
無論是有意或無意，還是兩者都有，人們善於模仿領導者的風格和方法。
因此，值得在整個組織中建立優秀的領導層作為有效溝通的標準。如果你的幹部溝通一致，並且能以清晰簡潔的方式做好溝通，他們就能樹立一個可以遵循的好榜樣。這裏有兩種方法可以幫助你。
首先，在考慮晉陞或招聘新的主管時，你可以優先考慮能夠有效溝通的人選。如果有人總是都能清晰而有條不紊的傳達訊息，那麼你應該優先提拔這樣的人來做主管。
其次，你可以為現有的幹部提供更多的培訓和教育。讓他們參加溝通相關的課程和研討會，加上刻意安排的練習，幾乎可以造就每個人成為善於溝通的人。
3. 運用多種溝通渠道
你可以善用各種不同的溝通管道。不同的溝通管道有不同的優勢和缺點，可以在不同的環境中使用以便得到更好的溝通。
如果你提供這些溝通工具給員工使用，讓他們知道如何充份運用，那麼你的內部溝通將會更有效率。
電子屏幕
透過電子屏幕軟件，幾乎可以顯示所有你想要呈現的視覺或文字內容。你可以在電子屏幕上輪流顯示各種不同的訊息，在各個辦公室提供一致的提示、目前狀態的建議、說明、更新等或更多。這是讓每個員工都能同時得到同一訊息的簡易途徑。
電子郵件
電子郵件是職場中最普遍的一種溝通形式，因為它永久、即時，而且是用寫的。但它不是進行持續對話的最佳平台，也不是表達複雜概念的理想平台。
聊天平台
聊天平台可以輕鬆地立即提問並享有互動的對話，但這也很容易讓人分心。沒人願意整天都被拉去聊天，但若能最大限度的運用它，這會是一種有效的溝通工具。
電話/視像會議
電話和視像會議有利於協調許多不同的人員進行複雜的對話，但往往很耗時。如果參與者太多，可能很快就會失控，應該謹慎使用。
社交媒體
社交媒體在你的內部溝通策略中也可以有一席之地。如果使用得當，它可以促進員工之間更緊密的聯繫，提供一種非正式、簡單的溝通渠道。
4. 一致遵循的工作流程
你的員工應該如何就高階專案和低階專案進行交流呢？例如，有沒有可以用來描述項目的標準範本？誰負責項目細節的溝通？當員工完成一項任務時，他們應該提供哪些任務完成的資訊？
如果你沒有為專案和任務訂立明確的工作流程與規範，很容易就會造成混亂，因為每個人都會將自己的風格和方法帶到團隊中來。要努力做好每個人都能一致遵循的流程。
5. 入職培訓新員工
新進員工的入職和培訓是傳授內部基本溝通的重要機會。讓新進員工知道何時以及如何與人溝通，並考慮為有這方面困難的新員工提供額外的教育和培訓。
6. 利用團隊活動
團隊活動是提高員工之間溝通技巧的絕佳機會。在這些活動中，員工通常要承擔某種競爭或協力競賽，而這些有賴他們相互溝通才能獲得成功。這是一種很好的溝通訓練，可以顯露關鍵的弱點。也許最重要的是讓你的員工有機會相互溝通並能更好的彼此了解。
7. 採用更多視覺溝通
雖然善用書面語言總是有益的，但大多數人喜歡視覺溝通。視覺溝通快又容易理解，而且直覺性很好。觀看圖表中所呈現的數據要比聽取簡報一大堆數字容易閱讀。
你可以透過更多視覺溝通改善內部溝通。照片、圖解、圖表，甚至面部表情和肢體語言等簡單的東西都可用來傳達你的重點。
8. 輔導和教學
並非所有員工天生就善於溝通。只要有正確的指導和練習，每個人都能成為善於溝通的人。當你發現團隊成員表現落後或在溝通的某些方面遇到困難時，應將他們找來，給予輔導或教導。這個人犯了甚麼具體的失誤呢？他們怎樣做才能表現得更好呢？
9.認識個人的強項與弱點
同樣重要的是，要知道良好的溝通能力並沒有一個通用的標準。不同的人有不同的溝通方式，這是完全可以接受的。善於掌握書面文字的人可能會在熱絡的對話中出現窘境，而擅於雄辯又說話流利的人可能並不擅長撰寫條理清晰的電子郵件。
作為溝通的領導者，你的一項工作就是認識每個人的強項與弱點，協助他們儘可能在自己的崗位上發揮其獨特的溝通技能，並協助他們學習如何彌補自己的弱點。
10.不要累倒你的員工
避免讓員工過度工作或超負荷工作。本文中提到的許多策略和工具可用於幫助你的員工成為更好的溝通者。但是如果你用新的溝通需求持續要求他們，讓他們接受超負荷的培訓，那樣可能就無法堅持下去。
更好的內部溝通是隨著時間累積起來的，採取漸進式的步驟，反覆練習與寬容的方式才是一個好的做法。
11. 收集反饋意見
從員工和團隊領導人各個層級收集反饋意見。他們對內部溝通的哪些方面感到滿意？哪些類型的內部溝通經常成為抱怨的箭靶？透過這種方式，你可以更好地了解組織內部的溝通脈絡，在溝通改善策略中更有針對性的去做改善。
有了這些策略和足夠的耐心，你應該能夠看到內部溝通越來越清晰，效率也穩步提高。一旦有了堅實的溝通基礎，更好的內部溝通就能自我延續。良好的溝通基礎將會融入你的企業文化中，如此就更容易凝聚團隊共識，新進人員也更容易融入。
但這不是說你從此就可以停止關注內部溝通。只不過你可以花點時間來慶祝你的勝利罷了。
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原文： How to Improve Internal Team Communication刊登於ReadWrite網站。#
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