【Joy at Work】生產力下降？3步驟提升工作效率和動力

受了我先生河原和他的理念影響，現在我只要發現工作愈積愈多、工作量變大，或是生產力下降，就會找時間跟他一起自我反省。我們會運用以下三個步驟來整理工作：

我們會拿一本大素描本，橫放，畫一條平行線。把線均分成十二等分，標出十二個月份，在每個月份上寫下行事曆上已經決定的所有事，例如：三月：紐約演講；五月：電視錄影；八月：出版新書。

我們會在底下寫出我們想做、但時間還沒決定的事，這樣就能清楚完整地掌握某個時間正在進行和即將到來的工作。

下一步是按照每件工作的重要程度排出順序。這時，我們會問自己這類問題：我為這件事心動嗎？它會促成怦然心動的未來嗎？還是無論心不心動，我都得做這件事？判斷一件事「是否會促成怦然心動的未來」時，我們考慮的是它能否幫助我們達成目標，並實現公司的宗旨，那就是「讓世界井然有序」。

決定工作的優先順序之後，再來思考每件事要投入多少時間，並寫在素描本的計劃表裏。我們的基本原則，就是把大部份的心力分配給令人心動或促成怦然心動的未來的工作，只在無論如何都得做的事上花最少的時間。

在素描本寫上每件工作之後，我們會全部再檢查一遍。要是發現投入出版相關工作或品牌知名度的時間太多，就再調整分給每個專案和工作的時間。

以上兩個步驟能對工作有全面的掌握，包括每項工作的優先順序和所需時間。

第三步是把每個專案拆解成詳細的工作，然後輸入 Google 行事曆或寫進記事簿。完成後，我們會再瀏覽行事曆最後一遍。如果認為某個任務並不重要，就把它刪掉或移到其他時間。

如此一來，調整過的行事曆上就都是最重要、也最值得投注心力的工作。

這套整理工作的基本方法，不只可以用來整理一年的工作，也可以整理三年的工作，用來詳細檢視某個專案也很好用。一旦開始用這種方式整理工作，我漸漸體認到每天的工作有多重要，工作起來便更有幹勁，也更加專心。

透過跟河原一起整理工作的過程，我發現自己因為知道每件事（無論大小）的重要性，所以工作時的心動程度和動力都大幅提升。#

（點閱【Joy at Work】系列文章）

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