坊間有很多教人管理電子郵件、整理電腦檔案跟手機的訣竅。說到管理數碼生活,也有各式各樣符合個人需求的做法。不同的工作對科技產品的使用都有不同的規定,有些公司規定一定要用特定的通訊軟件,某些行業則必須隨時保持聯繫,例如醫護人員或執法人員。你必須找出適合自己的整理方法,才能用得長久。
整理數碼生活時,主要的目標是要找到方法讓科技為你服務,而不再被科技掌控。
大多數人的數碼生活可以分成三大類:電子檔案(如報告、簡報、試算表)、電子郵件,還有手機應用程式。三種都有同樣的問題:很容易甚麼都存下來,所以一般人也都這麼做,以致原本應該幫助我們的科技,卻越來越超出我們的掌控。
跟實體物品不同的是,當我們發現電子資料堆積如山時,就已經太遲了。儲存空間滿了,甚麼東西都找不到,速度變得比烏龜還慢,不停地被通知疲勞轟炸。其實,這樣的結果應該是可以避免的。
為了掌控自己的數碼生活,一個類別一個類別地整理,從電子檔案開始,再來是電子郵件,最後是手機應用程式。
電子檔案不需要太多資料夾
從電腦硬碟或雲端硬碟的「文件」區和底下的「資料夾」開始,你大多數的電子檔案應該都放在這裏;之後再來整理桌面。電腦裏多半還有其他資料夾,例如圖片或影片,也可以用以下介紹的方法來整理。
現在,先來看「文件」和底下的「資料夾」。檢查每個檔案,問自己:
1.我需要這份檔案來完成工作嗎?
2.這份檔案能指引或激勵我未來的工作嗎?
3.這份檔案令我心動嗎?
如果三題的答案都是「否」,那就把檔案刪了。
你或許看到檔名就會想起裏頭的內容,也可能需要打開才知道。如果子資料夾裏的檔案並非你想留下的,那就大膽刪了整個子資料夾。
我不想害你惹上麻煩,所以務必遵守貴公司的文件規定,或是企業對保留檔案的規範。如果技術上無法刪除這些檔案,就把檔案移到主文件區以外的存檔區。雖然還是會佔去儲存空間,但檔案就會跟你主動想留下的檔案分開。少了視覺上的干擾,你要找到需要的東西會更容易。
無論是企業或組織,大多數人都可以刪掉文件初稿和已經完成的待辦清單,還有電腦上的回收筒。每個月的最後一天我都會清空回收筒。
對你割捨的東西表達感謝
跟實體物品一樣,刪除電子檔案時也要心懷感謝。與其一個一個感謝,你可以直接打開「感謝開關」,保持這樣的心情來整理數位雜物。
重點是,感謝每一個檔案在你生命中扮演過的角色,懷著這樣的心情跟它們說再見,再怎麼微不足道的檔案都不例外。只要能做到這點,其他甚麼都不用擔心了。
用「三大資料夾」來分類
搜尋功能已經大有進步,所以整理電子檔案也變得簡單多了。然而,研究卻顯示,比起直接搜尋,人們更喜歡一個資料夾一個資料夾地尋找自己要的檔案。知道檔案究竟存在哪裏,總是給人安心的感覺。
就算你多半都使用「搜尋功能」,整理數位資料還是很重要。如果檔案都亂存一通,搜尋出來的結果也可能是錯的。你可不希望當你搜尋最近呈給客戶的「裝潢」時,搜尋結果卻出現你家最近的整修工程!況且,要是一個檔案有太多類似的版本,找出時間最近的一個也可能很費力。
建立幾個「主要資料夾」,但不要太多,存檔或尋找檔案時才不用太花腦筋。之後你可以用搜尋工具在資料夾底下迅速找到你要的檔案。每個人的工作都有不同的規定,但以我目前使用的「三大資料夾」來分類,應該多半都足夠。
一、目前的專案
一個專案集中放在一個子資料夾裏。(儘量不要超過十個。畢竟有多少人同時進行十個以上的專案?)
二、留存的紀錄
存放你經常要參考的政策和程序。這些資料通常由他人提供,你無法修改,法律合約和員工檔案都屬於這一類。
三、儲存的工作
已經完成但未來會再用到的案子。例如對新專案有幫助的檔案,像是過去客戶的簡報,可以供未來客戶參考。另外還有過去的研究,未來可能還派得上用場,例如競爭者的基準化分析或產業研究。你可能也想存下一些案子當作自己的作品集給未來的客戶參考,或是用來訓練新員工。
如果你把個人的檔案存在同一個地方,就要新增一個「個人用」資料夾,才不會把個人和工作檔案混在一起。
想要讓電子檔案井然有序,只要建立幾個符合直覺得主要資料夾,就容易多了。儲存新檔案時,要放進最適當的資料夾裏,不然就刪掉。當你一直把同一類的檔案放在同一個地方,只留下需要的檔案時,資料夾就會越來越好用。
專案完成之後,判斷是否有必要把它放進「儲存的工作」,還是可以直接刪除。如果「公司政策」可在其他地方找到,或不再需要用到,就沒有必要留存。
利用電腦桌面為自己充電
電腦桌面應該是個特別的地方,但對很多人來說卻是垃圾場。桌面常常累積了一堆只用過一次的下載檔案、以前的照片或遺忘的文件。我的桌面曾經滿到連檔名都看不清楚!每次登入電腦,迎面而來的就是一團混亂,而且桌面上的東西幾乎都很久沒用了。
把你的電腦桌面改造成有助於完成工作及怦然心動的地方。
電腦桌面上可以放你得儘快處理的文件,例如要讀的報告、今天要做的簡報,或是未付帳單。
我還會在電腦桌面上放一個「心動」資料夾。對我來說,裏頭可能放了我引以為傲的論文、最近的教學評鑑,或是我受邀演講的影片。每次我發表新論文、教新課程或到新場合演講,就會更新裏頭的檔案。另外,我還會放一張最近的全家福照。
最後,選一張對你有鼓舞效果的電腦桌布,營造令你心動的背景。#
(點閱【Joy at Work】系列文章)
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