時間寶貴—尤其是過著忙碌生活的我們。一天就是24小時,而我們總是希望能再多那麼一點時間,以便把事情都做完。
那麼講究點策略,是不是真能再為我們節省出一些時間來呢?
這正是澳洲時間專家唐娜·麥克喬奇(Donna McGeorge)在《撿回一天,把時間找回來,智慧過日子》(The 1 Day Refund: Take Back Time, Spend It Wisely)一書中提出的概念。她相信我們可以找回15%的時間,即每周多一天,這樣就能過更充實、更有效率的生活。
每周節省一天的時間?這聽起來好像天方夜譚,很難辦到。但麥克喬奇說這是可能的。她在書中分享,找回15%的時間不是要你做更多的工作,而是,要你將日程表安排的寬鬆一點,甚至「甚麼都不做」,調劑一下緊繃的神經。
「如果你日程表安排的滿滿的,忙的不可開交,沒有和他人相處的時間,你很可能會錯過一些事情。」麥克喬奇接受《大紀元時報》採訪時表示。
那為甚麼是15%呢?
「關鍵是投入85%的時間和精力來處理日常的工作,這樣你就不會總是處在緊張和壓力之中了。」 麥克喬奇解釋道,「你不需要花100%的時間來完成100%的事情,這只會給你帶來倦怠和疾病。」
書中提到「少即是多」,實際上就是如何能更好地優化你的時間,以此節省出更多的時間來。書中分幾個單元詳加說明如何思考、調息、生活和工作的空間。
她說:「不斷的自問我們能減少甚麼?少做還是簡化事情。無論是工作還是生活上都必須這麼思考。消除摩擦讓事情更順暢,亦或僅僅是放慢腳步。」
正如書中描述的:「我們總是一股腦想著所有需要做的事情,沒有想清楚就去做,以致於老做錯事情,到一天結束時發覺一事無成。可悲的是,我們經常日復一日重蹈覆轍。」
預留時間給自己
麥克喬奇指出,我們很容易就在日曆上預留約會和會議的時間,卻很難在日程表中預留放鬆的時間。
「我們犧牲自己的時間只為了配合他人的需求和日程安排,甚至解決他人的問題」, 麥克喬奇說,「想要時時保持最佳狀態的自己,你需要給自己留有空間。
如果你不確定是否要找回15%的時間(又或者你不知道該怎麼打發多出來的時間),麥克喬奇建議,「就先停下腳步」。
「給自己至少一個小時的時間,坐下來,讓自己放鬆,緩解一下壓力,」她說,「把心中所想的全部寫下來,所有的。」包括需要完成的工作和你心裏掛念著的事情。然後根據事情訂出輕重緩急:現在必須完成的事,可以晚點再做的事,或者不需要做的事;然後再看看:是需要你來做呢,還是可以委託他人來完成。
「無論你是CEO還是全職媽媽,許多人仰賴你一起行事、做決定、制定計劃。如果你不能花些時間與他們一起完成,你很可能會讓他們失望。」麥克喬奇說。
給自己靜下來思考的空間,把要做的事寫下來,釐清哪些事該做,哪些可以忽略,哪些可以自行實施,或委派他人去執行,這樣釋放出了空間。
麥克喬奇建議經常問自己:「我今天做了甚麼可以讓未來的我感到滿意?」
這其中很大一部份說的是做重要的事。
「做三件重要的事情,勝過做一百件沒有太大意義的事情。」 麥克喬奇說,「帕累托法則(Pareto principle)在這裏同樣適用,你所做的重要的20%事情,將為你帶來80%的成效。(譯註:八二法則)」
如何節省出時間?
想要節省時間嗎?以下是麥克喬奇的建議:
從小處著手
如果每天留出一個小時感覺太多,那就從30分鐘做起。留出一些時間給自己,「無論多少時間,只要你能安排好工作,不是濫用。」她建議。
利用一天的開始或結束
如果你每天下午5點半下班,那麼就將睡前30到60分鐘的時間留給自己。「這樣你在一天結束時,對自己的狀態有更好的把控。你可以利用這段時間把該做的事情做完。」
如果你是早起的鳥兒,那麼不要讓各種會議或活動佔據了你一天的開始。「很多人早起是為了儘快完成各項工作,不一定要這樣做」她說,「只要決定早上開始工作的第一個小時屬於你就行了。」
限時會議
一天中零零散散的隨機會議佔用了你整個日程安排,讓你幾乎沒有時間專心工作。集中會議在某些時段以便能騰出時間不受干擾地處理其它工作。
不要頻繁查看信息
不要整天查看信息。人總是經常查看信箱,但這種做法會打斷你的工作流程。可以定時查看,比如,利用每小時的前五分鐘,而不是每15分鐘看一次。
專心工作一小時
完成工作的另一種方法是,在一小時內努力完成工作。麥克喬奇稱之為「一小時的力量」。設置計時器,開始工作;無論您是洗衣服還是為即將舉行的會議準備演講稿。「如果你每天花一小時全神貫注於一項工作,你會為這一小時能完成的事情感到驚奇的。」她說。有時做完一件事會釋放出其它資源。
有了更多的時間做甚麼?
如果你不能善用節省下來的時間,等於白做。需要好好運用精簡、取消、優化、授權等種種努力省出來的時間。麥克喬奇說,你需要搞清楚哪些新的工作符合你的目標。
對於某些人來說,這樣做的目的是減輕壓力,給自己一些喘息的空間。如果你是這樣的情況,那麼你要做的就是靜下來放鬆、理清頭緒。 你可以去散散步、打坐、甚至做做白日夢,這些都會有療癒效果。
有些人可能想要尋求工作中的突破,而想利用這段時間多做些工作。如果那個是你,那麼你一定要清楚地了解你在工作中想要達到的目標。
如果你不確定你想用這段時間做甚麼,看不到它的意義,需要先找到目標,那麼好了,麥克喬奇說,那就到大自然中去尋找你的答案吧!
「這並非是關於生命、宇宙,或一切事情,只是開拓你的視野。」她說。
善用節省出來的時間
節省出時間並智慧地利用它這只是其一。找出一天中令人沮喪的事,是另一個能夠幫助自己更好的安排時間的方式。
無論你是身為人母還是公司的老闆,經常有很多事等著你做決定。雖然我們不一定在意做決定會消耗多少能量,但確實如此。每個決定都面臨權衡和取捨,選擇一方就要犧牲另一方。這其中要付出很多精神和情感上的努力,甚至讓你決策疲勞。
決策疲勞就像精力的吸血鬼。你比如說,工作了一天回到家,剛一進門,家人就問晚餐吃甚麼,如果你已經做了一整天的決策,你會特別感到有負擔。一旦你有了決策疲勞,做每個決定都會讓你有這種艱難的感覺,甚至導致迴避去做決定,結果就是拖延做決定,如此又進一步加深由此產生的疲勞。
有時我們會迴避做重大決定,因為它們似乎會涉及諸多風險。結果是我們花了大量的時間在較小的決策上。這不是一個好的解決問題的方法。
「試想一下,你能做出哪些重大的決定以便消除一堆小的決定呢?」麥克喬奇問道。
例如,您可以在一周的開始決定好每天吃甚麼晚餐,這樣哪天太累了懶得張羅,就訂餐好了。
幾個提醒
優化時間以便節省出15%的時間,這是完全可行的。如果你這樣做了,會減少那種不知所措的混亂感。當我們覺得自己沒有時間處理擺在面前的事情時,這種感覺會佔據我們的一切。一旦你做到了,那就是你想利用這段時間來做甚麼的問題了。
說你根本不想做任何事情,那也沒有關係。自由的、沒有限定的時間,去散步或構思創作、獲得靈感,或者只是與鄰居聊聊天,都是有意義的;即使它不符合所謂「高效」的現代觀念。
清楚知道自己想用這額外的15%的時間做甚麼,會讓你有動力採取行動。麥克喬奇的書可以提供幫助。
值得慶幸的是,即使你覺得自己沒有時間或精力去讀一整本書,你也大可不必擔心。麥克喬奇的書分成幾個單元,你可以一點一點地去消化。此外,如果你是視覺學習者,書中還有插圖,可以讓您輕鬆掌握其中的原則。
「我這本書提出的原則適用於所有想要克服壓力、找回自我掌控,並專注於重要事情的人。」 麥克喬奇說。#
原文Reordering Priorities Can Free up Your Time—at Least a Little, Author Says刊登於英文《大紀元時報》。
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