影響工作效率的主因 竟來自三個日常習慣

創造一個高效率、高產值的工作團隊是企業主與主管們的理想。但令人驚訝的是，通勤、開會、收發電子郵件等工作中的常見環節卻是消耗員工時間、降低工作效率的重要原因。

職場人士經常感慨自己的時間不夠用，不管如何管理時間，還是對自己的工作效率很不滿意。事實上，上班族覺得時間不夠用的一個原因是，他們工作時浪費了一大半的時間在沒有效率的事情上。

以下是這些罪魁禍首和一些簡單的解決方案，可以讓上班族重新掌握這些無意間被浪費的時間。

根據美國普查局（U.S. Census Bureau）的數據，到2018年為止，美國人平均通勤時間超過54分鐘，創下歷史新高。這個情況不只出現在美國，在全世界的大城市中都越來越普遍。

日本在2015年做的調查發現，日本人平均單程通勤時間為1小時19分鐘，而東京都會區的平均通勤時間已高達1小時42分鐘。英國西英格蘭大學一項針對2萬6千人的5年調查也發現，受試者的平均通勤時間5年來已從48分鐘增為60分鐘，且有1/7的受試者要通勤2小時以上。

長時間通勤對員工的生產力與健康造成明顯的損害。研究表明，長時間通勤者睡眠時間較少，情緒比通勤時間短的人更焦慮，對人生更不滿意，對工作滿意度也較低。

此外，通勤本身就是時間的浪費，一天1～2小時左右的通勤時間佔全部工作時間的10%～25%，若能想辦法節省下來，將可增加許多可利用的時間。

通過通訊軟體，許多辦公室的工作都可遠端進行，員工只要在網路順暢的地方就可工作。公司不妨適度開放在家工作，如此一來，不僅可減少辦公室的水電費開支，研究顯示，在家工作的員工為了保住自己的特殊待遇，會更努力呈現自己工作的成果，並更積極地與主管、同事溝通。

研究建議，可將在家工作視為極端天氣的應變方法、員工小孩放長假時的臨時措施或升遷的獎勵等。

2.不必要的會議

現代企業經營重視創意思考、腦力激盪，也讓管理階層的會議時間攀上了新的高峰。刊登在《麻省理工史隆管理學院評論》（MIT's Sloan Management Review）上的調查顯示，公司的管理階層一周花在會議上的時間高達23小時，比起1950年代整整多了10小時，約佔去每周工時的一半。

以一人45年的職涯來說，開會大約用去22年的時間。據估計，其中大約有1/3的會議時間是沒有效益的，也就是在無用的會議上花費至少7年時間，佔一生中工作時間的16%。

開會是經營管理、解決問題不可避免的部份，可利用下列技巧提高會議效率，塑造高效率的會議文化。

確定會議目的：發展良好的公司常有許多例會，這些例會因為固定召開，可能會流於形式，所以要確保每次會議都有明確目的。

盡量不超過30分鐘：確保會議流暢，會議時間盡量不超過30分鐘，如果暫時沒有結論，倒不如先將討論內容總結，安排人員進一步蒐集資料後，再另行安排下一次會議來決議。

2個披薩原則：2個披薩原則最早是由亞馬遜公司CEO貝佐斯提出的，他認為如果2個披薩不足以餵飽一個團隊，這個團隊可能就太大了。同樣的原則也適用於會議，與會者不能超過2個披薩能餵飽的人數才能發揮靈活思考的效能。

將投影片替換為簡報文檔：投影片是很好的工具，但很多時候，報告者光是將投影片一一解釋完，就花了許多時間。可以將投影片整理成簡報文檔，讓與會者分組閱讀，直接就內容作討論、決議即可。

過於頻繁地檢查、收發電子郵件也是造成員工效率低下的主因。一項麥肯錫公司的分析顯示，普通職員每天平均會收到120條消息，約花費28%的上班時間來閱讀和回覆電子郵件。對一般全職員工而言，這相當於花費了驚人的2.6個小時。

另一項調查也得出結論，處理完郵件後員工們大約要花64秒鐘才會恢復原本的工作效率，因此實際上對於生產力的影響可能更高。

使用番茄鐘工作法：「番茄鐘工作法」是一種時間管理方法，做法是設定一段專注時間，心無旁騖完成工作，短暫休息後再次專注。可嘗試設定25分鐘的專注時間，結束後花5分鐘休息，再設定25分鐘工作。規定自己完成2個專注循環後，再檢查訊息，如此一來可大幅降低檢查的時間與次數。

禁止任意轉寄郵件：任意轉寄、寄送副本的電子郵件功能雖然方便，但也讓員工閱讀大量跟自己無關的郵件，禁止任意轉寄郵件可省下許多員工的寶貴時間。

閱讀後馬上處理：有些人習慣看完信件後，先去做工作，晚點再回覆郵件。但其實，晚點再回覆需要重新搜尋、打開、閱讀郵件，會浪費大量的時間。好的方法是，減少閱讀頻率，閱讀後馬上回覆、列入待辦事項或刪除。◇

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