想在職場上表現傑出,往往意味著必須犧牲生活品質,甚至健康。然而,真是如此嗎?作為新一代的工作者,我認為大可不必如此。

在工作上奮力邁進的同時,我們也能做到生活快樂、平衡,這當中,時間管理就是第一堂入門課。

我不確定自己在時間管理上是不是做得最好,但打從我一開始工作,就非常注意時間的安排。

為甚麼?記得剛踏入職場時,我就下定決心在35歲前當上高階主管,要達成這樣的目標,我當時用了一個很笨的方式計算:如果我比別人多付出一倍半的努力,譬如別人一天工作8小時,我一天投入12小時,就有機會比別人更快速地陞遷。

不過,每個人一天都只有24小時,如果我想透過把工作佔據的比重拉高來達成目標,就必須更注意時間的安排。

重新思考時間的分配,這樣說,倒並不是鼓勵大家超時工作。事實上,踏入職場後,我們的身份的確不再只有單一面向。

一方面,要扮演父母的子女、別人的另一半,另一方面,自己也可能已經成為別人的父母,每個人都有多重角色和功課要做。這些角色間不見得會產生衝突,唯一的考驗就是時間上的分配。

記得我曾一度在飛利浦兼任三個部門的主管,一天真的至少花12個小時在工作上。

我可以早上9點上班、晚上10點下班,也可以選擇早上7點上班、晚上8點下班,哪一個方案對我來說最好?

當時,太太常覺得要等我下班後一起吃飯很辛苦,為了兼顧工作與另一半的需求,我就選擇每天早起上班。

現在,拜網絡發達之賜,上、下班的界限越發模糊,我也能以更彈性的方法處理任務。

我每天晚上都會花時間為兒子閱讀床邊故事,但親子時間結束之後,我就會回到房間裏繼續上網工作,讓當天的進度能完整地告一段落。

不論怎麼去分配工作、娛樂和生活所佔的比例,我最不建議的就是犧牲睡眠。睡眠對一個人來說是最重要的休息方式。

就算我真的很忙,我還是會想辦法一天睡滿7個小時,如此才能保持頭腦清醒和體力充沛。

時間分配的兩大面向,一是分配,二就是運用。如何讓每段時間都能發揮最大效益?我有幾個原則。

圖片來源:Fotolia
圖片來源:Fotolia

原則一: 減少發呆的時間

這麼多年來,我對時間管理有個基本態度:我沒有「發呆」或「放空」的時間。理由可以回溯到我在職場第一階段所養成的習慣。

我在飛利浦工作時,在市場賣魚的父親仍未退休,甚至還從市場魚販跨足成為婚宴請客外燴的魚貨供應者。

父親的生意版圖變大,連帶每逢假日或黃道吉日時,生意都會特別好,這使得我和弟弟必須在周末時返回台中幫忙,直到星期日晚上,再坐火車慢慢晃回台北。

聽起來台北、台中兩地跑,實在很累又花時間,但在往返的過程中,卻是我當時重要的學習時刻。

很多人在通勤時會選擇補眠、閱讀娛樂八卦雜誌來打發時間,但我在那時就養成習慣:在火車上聽有聲書。

既然我得在火車上至少花6個小時通勤,不如利用空檔,透過有聲書做另一種「閱讀」,減少「無所事事」的時間。

很多人抱怨上班後難以有空繼續進修,但透過通勤的零碎時間學習,是我常用的方法。

直到現在,我連搭飛機往來各地出差,還是保持在機上閱讀的習慣,從時間管理的角度來看,就是要讓「沒事做的時間」仍能充份發揮效果。

原則二: 盡量選擇最有效率的方式來達成目標

拿運動來說,很多高階經理人習慣打高爾夫球,我也打過一陣子,但仔細想想,往返球場,加上中間等待的時間,打一場球至少花上大半天,實在太耗時。

所以,後來我改成每天花不到20分鐘在自家附近的公園慢跑3千米,如果一個星期跑上7天,一周只會在運動上花2個小時。

和打高爾夫球相比,慢跑既能達到健身目的,也不用太高的時間成本。

也許有人會說,打高爾夫球除了健身,也是一種社交活動啊!沒錯,我無意否定高爾夫球的社交價值,只是如果單以運動考慮,可以有更省時的做法。

原則三: 掌握時間 掌控全局

不管是工作,或工作之外的演講、專欄寫作,很多朋友總愛問我,事情這麼多,怎麼你看來永遠一副游刃有餘的表情?難道,我從來沒有被時間追得喘不過氣來過?

當然有,年輕時的一段往事對我影響很深。高中畢業後,第一次考大學因為成績不理想,我進入補習班花了一年,準備重考。

高中時期的自己,是每天「被時間壓著跑」的典型,日復一日追趕考試、工作的繳交期限。不僅感覺欠佳,實際上的課業表現,自然也差強人意。

這段學生時期的挫折,讓我日後深自惕勵:千萬不要再被事情追趕,要學習掌控全局。

如果把每件事都堆到最後一刻來做,我們每天做的會是「急」卻「不重要」的事。

像我現在,同一時間為多達6個媒體撰寫專欄,我一定提前交稿,絕不等到對方來催。

萬一碰到出差周,我甚至會請秘書幫我把寫專欄的行程提早到前一個禮拜完成,如此除了可以從容出差,自己沒有心理負擔,也免除別人擔心開天窗的困擾。何樂而不為?

之所以這麼嚴格要求自己是因為,在職場工作20多年下來,我越發發現事情永遠做不完,我寧願在該做的時候就去完成,一次該完成的事不要分成兩次。

否則,累積到最後一刻,事情不會減少,反倒得付出更多的代價去執行。

善用短期的休息時間

圖片來源:Fotolia
圖片來源:Fotolia

因為掌握住以上原則,我大半人生都能做好時間管理。就算真的暫時感到疲累,一段睡眠加上適度運動後,我又是一條好漢。

現代人老是渴望有個長假,似乎非得走得遠遠的才叫休息;但對我來說,我更喜歡善用短暫片刻來喘息,因為我始終相信:心遠地自偏。

碰到周末假日,我喜歡帶著太太和小孩到山林郊外走一遭。到達目的地後,沿著湖邊跑步、走走,短短的兩天一夜內就有度假的感覺。

我想,我對娛樂的需求並不高,是個很容易滿足的人,能偷得浮生半日閒,就很開心了。

到頭來,時間長短,不過存乎一心。重點還是在你有沒有智慧去運用它,而非讓它成為焦慮的來源!

摘編自《瞄準月亮,至少射中老鷹》 天下雜誌提供◇