編者按:工作空間裏沒有東西比文件更麻煩的了,不知不覺就堆積如山。紙張很薄,我們常常沒多想就留下。但等到需要整理的時候,過程就會很費時,因為還得確認上面的內容。更糟的是,累積的紙張愈多,要找到想要的文件或報告就愈花時間,想把文件整理好也更加困難。整理達人教你快速歸納心法,快來看看吧!
整理文件基本原則 「全部丟掉」
整理完書之後,下一個類別就是文件。整理工作空間時,文件通常是最耗時的一類。即使現今智能手機和平板已經無所不在,紙本的數量也大幅減少,我們還是很容易累積一大堆紙張。
整理文件的基本原則是「全部丟掉」。每次聽到我這麼說,客戶都會目瞪口呆。我當然不是說要完全消滅紙張,只是想表達我們需要多強大的決心,才能只留下真正需要的文件,並把其餘的全部丟掉。
工作空間裏沒有東西比文件更麻煩的了,不知不覺就堆積如山。紙張很薄,我們常常沒多想就留下。但等到需要整理的時候,過程就會很費時,因為還得確認上面的內容。更糟的是,累積的紙張愈多,要找到想要的文件或報告就愈花時間,想把文件整理好也更加困難。
因此,我建議另外撥出時間專門整理文件。
跟其他類別一樣,先把所有文件集中在一起一一檢視。文件是唯一無法問自己心動與否、根據答案來選擇去留的類別。你必須先檢查內容。即使是信封裏的信件也要拿出來一一檢查,以免有廣告傳單或不想要的紙張夾在裏面。
瀏覽內容時順便分類,會有事半功倍的效果,這樣之後要歸檔會更快速、容易。文件可大致分為「待辦」「必存」「想存」這三類。
待辦文件
「待辦文件」包括需要採取行動的文件,例如未付帳單和必須檢閱的提案。我建議把這些文件都放在一個直立式的文件盒裏,直到你處理完畢為止,這樣就不會跟其他類別的文件混在一起。
必須存留的文件
接下來,我們來看看「必須存留的文件」。按照規定,某些報告、聲明、合約和文件得保留一段特定的時間,無論它們是否讓人心動。按照類別來整理這些文件,再放進檔案櫃或架上的資料夾歸檔。
如果不需要留正本,也可以掃瞄後再存電子檔。這樣的話,與其邊整理邊掃瞄,不如先把「待掃瞄」的文件放在一起,之後再一口氣掃瞄完。不過,掃瞄文件有隱藏的危險,之後我會再討論。
想留下來的文件
最後一類是你因為某些原因「想留下來的文件」。有可能是你想留作參考或給你心動感受的文件。要不要留下這些文件,完全由你自己決定。不過,「只是因為⋯⋯」而留下來的東西,常會有再變亂的問題,所以請記住整理文件的基本原則就是「全部丟掉」。
上整理課時,學員要是對於哪些文件該留、哪些該丟猶豫不決,我就會針對每份文件問一連串的問題。比方:「你甚麼時候需要用到它?」「保留多久了?」「你多常重看?」「在網絡上找得到一樣的內容嗎?」「你電腦裏有存檔嗎?」「沒有它會很麻煩嗎?」「它真的讓你心動嗎?」
如果你難以決定某些文件的去留,不要輕易放過自己,好好把握這個寶貴的機會。問自己一些困難的問題,徹徹底底把文件整理一遍,以後就不用再進行這麼大規模的整理工作。
假如「全部丟掉」這個前提讓你卻步,試著想像我走進你的辦公室,宣稱我要用碎紙機處理掉你所有的文件時,你會怎麼做?你會急著把哪些文件從碎紙機裏救出來?
看工作類型而定,或許你會發現幾乎所有文件都可以進碎紙機。有位高中老師告訴我,她把所有重要文件都數碼化,徹底清空了兩個檔案櫃,也提升了工作效率。
我認識的一名公司經理,則是習慣一拿到文件就決定需不需要保存下來,如果不需要就當場進碎紙機,從此告別紙張愈堆愈高的煩惱。但使用碎紙機時確實要小心,這位經理就是因為動作太快,不小心將一名員工的辭呈送進碎紙機,信跟信封都無一倖免。
(點閱【Joy at Work】系列文章)
(本文摘編自《怦然心動的工作整理魔法:風靡全球的整理女王╳組織心理學家,首度跨國跨界合作》,方智出版社提供)
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