新冠疫情爆發以後，居家上班的工作模式迅速普及，對有些人來說，甚至已經變成新常態。有些人喜歡這種彈性的上班模式，覺得在家工作可以做得更快更好。
居家上班的難題
不用通勤上下班，不用花心思穿著打扮，沒錯，穿睡衣就行了。
不過，有些人覺得在家上班容易分心，工作效率會打折扣。無論你是否喜歡在家上班，在執行你個人或團隊任務的過程中，總會面臨一大難題：溝通效率不彰。
在家上班碰到溝通不良的問題，的確令人懊喪，尤其那些第一次遠距工作的人，可能更不知所措。不過這是可以理解的。當大家都不在辦公室時，要想達成共識，維繫合作關係，總得多花點心思才行。
本文將介紹幾個簡單實用的方法，讓你在家上班也能順利溝通。
在家上班為甚麼溝通那麼重要？
在家上班你就沒機會在茶水間遇到同事，閒聊幾句。而且，不能面對面接觸，同事之間就無法頻繁互動與了解彼此狀況。
難怪Buffer（一家社群整合服務公司）一項調查發現，居家上班者遭遇的最大難題就是合作與溝通。
在任何環境中，溝通都是一項重要技能。和同事保持聯絡並建立互信非常重要，如此你的工作效率會更高，團隊生產力也會大幅提升。
居家上班若能保持溝通順暢，不只團隊成員可以合作無間，你也會有強烈的歸屬感，覺得自己是團隊不可或缺的一員，不會感到孤單。
上過班的人應該都知道，工作中最令人滿足、最有意義的事情就是，你知道自己是公司不可少的一員，你知道有人珍惜你、重視你、尊敬你、喜歡你。
當員工感到自己受重視，工作又能暢行無阻時，他們的生產力就會迅速提高，形成一個高績效的團隊——這是企業邁向成功的關鍵。
問題是，如何在遠距情況下建立有效的溝通模式呢？
遠距溝通與面對面溝通差在哪？
要解決居家上班的溝通問題，必須讓異地員工能夠互相聯繫，這通常靠科技來解決。
但是，遠距溝通卻有一個問題，員工用傳訊對話，較難體現人性，也較難以預測。而且，因為這種溝通沒有聲音，沒有肢體語言，所以很難知道對方真實的反應。
相較之下，面對面溝通要容易得多。
由於遠距溝通有較多限制，重要資訊常常無法精準傳達，討論內容有時容易遭到曲解或誤解。
也難怪說，遠距溝通是多數居家上班者的最大難題。
因此遠距溝通不僅僅是技術層面的問題，要做到精準傳達訊息，團隊成員都必須學會準確、專業地傳達訊息，同時要有耐心、夠細心，並善解人意。
換句話說，遠距溝通要達到最佳效果，就要多下功夫多用心。
掌握6大技巧，解決遠距溝通問題
你可以把居家上班當作一個學習溝通的機會。每個員工都需要透過溝通，才能了解各自的工作期望值、怎樣與團隊互相配合，或者在家上班還要持續多久等等問題。
以下提供6個實用技巧，幫助你克服遠距溝通的各種問題。
1. 設定工作目標、期望值和界限
在家上班會碰到各種意外狀況和不確定因素。在家上班沒有嚴謹的時間表，各團隊成員的工作進度也不太可能完全同步。
因此，設定團隊的目標、期望值及界限，這一點非常重要。務必讓每位團隊成員了解彼此的工作進度和首要任務。
最好把你在崗的時間告訴同事，同事才知道何時能找到你，並能及時得到回覆。你也可以使用電子日曆來簡化時間表，提升辦事效率。
如果你在跨國公司分部上班，你還要注意時差問題，因為你的同事可能在不同時區上班。
與同事溝通一下團隊要如何運作、採用甚麼通訊管道，以提升居家上班效率。例如何時該用視訊通話、多久交流一次。
有新進員工時，你可以提供培訓影片或介紹短片，讓他們了解公司文化、遠距工作模式等等事情。
遠距溝通做得好，可以減少同事之間的壓力和誤會，同時也能幫公司節省技術設備及辦公設施的成本。
2. 善用通訊工具
拜網絡和科技之賜，我們有海量的通訊工具可以使用，只要在電腦上點幾下，就能與同事聯繫上。有了這些工具，溝通變得輕鬆無壓力。
但你要知道，每一種通訊程式都有訊息通知的功能。你使用越多種程式，訊息就越多，一大堆訊息會令人吃不消。換句話說，通訊程式裝太多，壓力其實更大。
所以，簡單一點比較好。同一件事不要使用太多通訊工具，可能的話，從頭到尾只用一種，數量越少越好。
公司主管有必要了解員工的喜好，例如，有的員工可能喜歡較人性化的即時聊天工具，有的則喜歡案件管理軟件中的傳訊功能。因此，主管可以採用多數員工最愛用的通訊工具。
與此同時，你也可以考慮去了解每位同事的喜好，假定其做法都是最好的，然後試著以投其所好的方式與他們溝通。或許你還可以考慮這麼做：在你寫好一則訊息後，花點時間好好再看幾遍，確認你對內容瞭若指掌後再發出去。
這樣做似乎很累人，但好處是能讓對方迅速回應你，你們的對話也會變得更精確、更口語化。
3. 傳訊要清晰、簡潔、一致
有效的溝通應該做到清晰（Clear）、簡潔（Concise）、一致（ Consistent）。這麼說吧，遠距溝通有沒有效率、夠不夠精準，重點不在通訊工具，而在訊息的品質。
清晰的溝通應該簡明扼要，務必讓對方明白你的目的，他們才能準確回應你的問題，並採取正確行動。
簡單、直截了當的訊息也能省下澄清和解釋的時間。在你訊息發出去之前，應該多加琢磨，以下是幾個重點：
◎ 用簡短、直接的句子；
◎ 交代事件的來龍去脈；
◎ 表明你需要甚麼、期望甚麼；
◎ 表明你想要對方做甚麼；
◎ 附上重要的相關資訊超連結；
◎ 必要的話，可以提出建議；
◎ 要注意你的用詞和語氣。
當然，寫訊息是有技巧的，也是需要磨練的。還有一點要注意，訊息內容不要太過咄咄逼人，但也不可含糊不清。
4. 定時上線
在家上班由於見不到同事，所以你就少了很多社會線索（social cues，指人的視線、表情、聲調、肢體語言或暗示）。
你與同事互動變少了，有甚麼問題時，你只能假定同事不知道狀況。
所以你應該設定每周的固定上線時間，才能與同事持續互動，了解彼此的狀況。這一點很重要
你也可以利用定時上線來反饋意見，或提出工作上或管理上的憂慮和疑問。這也是遠距工作時減少誤解的一個有效方式。
5. 拒絕「超級連結」（hyperconnectivity）
公司可能希望所有員工都能掌握最新進展，同時，在瞬息萬變的網絡時代，大家也會不斷注意大大小小的訊息，時時待命保持聯繫。
然而，遠距上班雖然有必要與團隊保持聯繫，但不代表你必須一周7天、每天24小時全天候的與他們傳訊對話。這會導致「過度溝通」。
太多無意義的虛擬會議、大量的即時訊息、通訊軟件沒完沒了的通知與提醒，都會降低你的工作效率，快速耗光你的精力。
過度溝通弊大於利。你會把時間、注意力和精力耗在不必要的資訊與互動上。你的確很忙，卻忙得沒甚麼意義。
無論如何，你都要給自己和同事一個喘息空間，才能把心用在更重要的事務上。
6. 偶爾閒聊幾句
通信工具不要只用來談公事。當然，談公事是最主要的，對你的工作績效也是最重要的。
但是，與同事親切的閒聊幾句也很重要，就像你在茶水間或午休時與同事聊天一樣。
閒聊是培養同事情誼的好方法，如此你與團隊關係也會越來越好。
畢竟，當你感覺與同事彼此越來越了解時，合作起來就會更加容易、更加有勁，對吧？
因此，與同事交流時不一定都談公事。或許你也可以請求公司開設一個平台，專門給員工閒聊用。
你只要記得何時可以閒聊、何時該談正事就行了。
你也可以要求公司定期舉辦一些好玩的團聚活動，拉近彼此距離並促進團隊向心力。
結語
居家上班面臨的一大挑戰就是無法面對面溝通。每個遠距工作者都知道，居家上班缺少了辦公室那種人際互動與情感交流，因此容易感到寂寞，甚至有被孤立的感覺。
而且，居家上班也改變了同事之間的溝通和友情維繫方式。所以，你和團隊同事必須更積極主動地交流，才能在執行每個案件時都能達成共識。
看過本文的遠距溝通技巧，現在你應該知道該怎麼做最好了吧！#
本文譯自英文《大紀元時報》，原載於《Calendar》。
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