加班也忙不完？做好時間規劃才能提高效率

如果想要讓一個團隊有效率地工作，就必須讓資訊在團隊內自由流動。讓團隊內的每一個人都對專案的資訊充份了解，從而確保每個人都在同樣的效率線上。

在工作中，你可能會經常聽到這樣的抱怨：「這個月又工作了○○小時」、「今天又加班了○○小時」。調查結果顯示，越是工作效率低落的人，越容易出現這樣的抱怨。

有時候外界因素或突發狀況的確會延長我們的工作時間。但在麥肯錫，即使你發出這樣的抱怨，也不會得到別人的認同與附和。在聽到你的抱怨後，大家通常會說：「是啊，工作辛苦了。那麼，你那麼辛苦與努力後，最後取得了甚麼樣的成果呢？」

麥肯錫人深知，所謂的成果，不是你工作一共花了多少時間，而是你是否給客戶提出解決問題的方法，是否讓客戶感到滿意。更詳細地說明的話，就是你身為團隊成員中的一份子，對整個團隊做出了多少貢獻。

不管你在辦公室裏面待了多久，甚至每天只睡兩、三個小時，其餘的時間都在工作，但只要你沒能取得成果，就無法得到別人的好評。反之，就算你每天只工作五、六個小時，但取得了完美的成果，這樣也沒有任何問題。

學會運用富有邏輯的思維去看事物、解決問題。（fotolia）

重視「成果」而非努力。通俗的解釋是，在工作中，麥肯錫人重視工作效率而非工作時間，重視的是如何在最短的時間內高品質地完成工作。

一位麥肯錫人曾講過這樣的一個故事：

麥肯錫公司曾經有一位外國合夥人，他每天早上八點前就出現在辦公室裏，一邊吃早餐一邊開會。當時他已身居高位，不用再向誰提交工作成果，只需要對自己負責就行。他每天晚上六點下班的時候就準時消失，不管遇到甚麼問題，最晚也只加班到晚上八、九點。這大概就是他使自己工作成果最大化的方法。

對於只看結果的快節奏社會而言，提高效率無疑在工作與其他方面發揮重要的作用。那麼，我們在工作中要怎麼更好地節省時間、提高效率來取得完美的工作成果？這就要求我們學會運用富有邏輯的思維去看事物、解決問題，如果還是和沒有任何邏輯的頭腦一樣，那麼邏輯思考也就沒有掌握的必要了。

邏輯思考能夠讓我們以最正確的方式做事，而「正確」就是保證效率的最強因素。在麥肯錫企業文化中，效率往往被看得非常重要。尤其是當顧問們以團隊的形式出現時，保證團隊的效率是非常重要的。

團隊成員要學會與他人合作，一起高效地完成工作。（Shutterstock）

團隊合作也要求個人的工作效率達到最大化，所以我們一定要學會與他人合作，一起高效地完成工作。

要讓團隊順暢而又有效率地工作，就要求團隊的溝通能夠順暢，這裏的溝通既包含自上而下的溝通，也包含自下而上的溝通。在麥肯錫團隊內部，他們採用的溝通方式與其他現代化組織所採用的方式完全一樣：郵件、備忘錄、會議記錄等。

我們可以說，在團隊溝通的方式方面，麥肯錫公司是沒有甚麼新東西可以讓我們學習的。但在方式之外，因為麥肯錫團隊運作已經有了豐富的經驗，那些偉大的顧問積累了許多促進內部溝通的有效方法，對於這一點，我們是可以學習的。

麥肯錫的理念是，如果想要讓一個團隊有效率地工作，就必須讓資訊在團隊內自由流動。讓團隊內的每一個人都對專案的資訊充份了解，從而確保每個人都在同樣的效率線上。

「資訊對於你的團隊的意義，就像汽油對於汽車引擎一樣，如果阻礙了流動，你就會停滯不前。」艾森．佐治羅素這樣說道。拉賽爾要求一個團隊內的最底層人員也至少要跟得上整個專案的大致框架，這種情況對於小專案來說可能容易做到，但對一些層級較多的大專案，恐怕就難以做到了。

譬如一個需要五十人左右進行的一次公司上市諮詢，最高層與最底層往往會隔開兩個層級，此時就很難保證讓底層的人能夠接收到上層的信息，上層的人也無法獲知最底層的資訊。然而，佐治羅素卻認為，越是大型的專案，越應該確保溝通順暢。

「對資訊的了解有助於團隊的同事理解他們的工作是如何對最終目標作出貢獻的，他們的努力價值何在。相反，當人們覺得自己在真空中工作的時候，他們會與更大的事業產生隔膜，他們的士氣也一定會受到影響。」佐治羅素這樣說道。

我們需要明白，如果讓團隊的同事跟得上整個團隊，他們會感覺到自己是團隊中的一員，進而願意為團隊努力工作。否則，當他認為自己只是在孤身奮戰的話，那麼他就很可能因為沒有成就感和歸屬感而變得懈怠了。

還有一點，如果我們是處於團隊的中下層的成員，那麼要儘量讓上層管理者了解我們的工作進度。佐治羅素強調說：「如果你把自己的上司蒙在鼓裏，不要以為他會無動於衷。當他知道一切都在掌握之中的時候，他會相當受用。如果事情不在控制之下，那麼你就要讓上司確切地了解問題的性質，以便他可以儘可能有效地運用他的專長。」

做好時間規劃，如備忘錄、工作計劃，以此提高工作效率。（Shutterstock）

每個人都是構成企業的一分子，集體的工作效率也是由個人的工作效率決定的。所以，在工作中，我們不要通過自己的工作時間長來獲得好評，要專注於提高工作的品質與效率。

要學會利用時間管理的方法來提高工作效率，你可以嘗試以下方法：

將所有需要做的事情都記錄下來，每完成一件就消去一件。

即為每件需要完成的事情都分配、安排一個預定的時間段，將每個時段內需要完成的工作都列成一個時間表。

由於要完成的工作越來越多，在規定的時間內可能無法全部完成，這時候就需要按照輕重緩急，對工作任務進行時間排序，以提高工作效率。

一切以價值性和重要性為評判標準，創造生產力、創造價值多的工作優先去做，相反的工作則要儘量少做，甚至不做。

切記，如果能夠取得自己滿意的成果，那麼工作時間的長短都無所謂。而對此進行掌控的是你自己。知道這一點後，就要對時間的規劃方法進行根本性的改變，以此來提高工作效率。

重點整理：工作中最重要的是成果的大小，跟勞動時間沒有關係。你要學會掌控時間，做好時間規劃，以此來提高工作效率。

（網站專文）

------------------