88%職員曾對已發電郵後悔 這四步驟幫你避免

有沒有發完電子郵件後又想收回的時候？大多數上班族都有過這種感覺，而剛開始工作的年輕人最有可能為自己發過的郵件感到後悔。

語言學習平台Babbel對2,000名美國辦公室職員的一項調查顯示，約88%的人表示，他們曾在點擊發送後對工作郵件的內容感到後悔，28%的人甚至認為，他們發送的郵件直接傷害了自己的職業生涯。

年齡在18歲至24歲之間的Z世代辦公室職員中，大約有五分之一的人說，他們「經常後悔」他們發送了某封電子郵件。

Babbel的文化和語言學專家Esteban Touma說，有兩大錯誤會導致你後悔發送郵件，一是打字錯誤，二是傳達的訊息不清楚。

Touma告訴美國消費者新聞與商業頻道（CNBC）「Mak It」節目，為了避免這些失誤，請花時間「暫停並仔細查看電子郵件，確保語氣恰當、內容簡潔明瞭。查找措辭中可能會產生的歧義或潛在誤解。考慮是否已經包含了所有必要訊息，以及這封電子郵件是否有效地傳達了您想要表達的意思。」

學習軟件公司Epignosis的人事營運總監Christina Gialleli說，另一個重要建議是：不要在壓力下回覆。

她建議使用GROW框架，GROW代表以下四個審視步驟：

目標（Goal）：我想通過這封電子郵件或回覆達到甚麼目的？
現實（Reality）：這封電郵是否針對正在發生的現實？
選擇（Options）：這封電郵是否給了這個人前進的選擇？
我們會做甚麼（What will we do）：這封電郵是否明確了我們下一步將採取的行動？

Gialleli表示，換句話說，就是「確保電子郵件中非常清楚地包括了你正在試圖涵蓋的主題、行動項目和接下來的步驟」。

Touma說，如果你確實發現自己在起草電子郵件時感到焦慮不安，那麼最好休息一下，以「冷靜沉著的心態」重新審視郵件。

「與其立即發送電子郵件，不如考慮先起草郵件，並將其保存為草稿。」他補充說，「這可以讓你在一段時間後以全新的視角重新審視這封電郵。在重溫草稿時，您可能會發現需要改進的地方，或者重新考慮整個內容。」

Touma說，對於緊急事項，最好在一兩個小時內回覆，但對於時間上不敏感的事項，在24小時內回覆「被認為是禮貌和專業的」。#

（本文根據CNBC的報道）

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