有句俗話說得好：第一印象決定一切。在電子郵件（郵箱）的世界裏也是如此。
無論是收到企業高管、家人，還是推銷人員寫的推銷信，如果你看到一封電子郵件堆砌著一堆文字或錯別字，你可能會倒吸一口氣或失去耐心。
欠缺禮貌的電子郵件有損你跟客戶、團隊和夥伴之間的關係。
在經歷失禮的電子郵件而遭致溝通失敗之後，我彙整了常見的問題，輔導其他作家和客戶如何撰寫出清晰又有禮貌的電子郵件。
以下是16個避免電子郵件淪為平庸無奇的技巧，讓你的電子郵件眾不同！
1. 不取怪異的電郵帳號
大多數人都清楚這一點，但我確實看到有像YouCould@、MakeMoney@這種奇怪帳號的電子郵件。建議使用真實姓名，怪異的帳號名稱顯得不專業。
以個人電子郵件帳號為例，採用這兩種公式命名務實可行：名字+姓氏字首或全名，例如ronl@或ronlieback@。
以團隊電子郵件為例，用在登入客戶網站或績效報表等，可採取通用名稱命名，例如team@、sales@等。
2. 電郵標題要明確
電郵標題不可模糊不清。電郵標題有兩個重點：說明電郵的內容以及所需的行動。務必力求簡單，避免產生疑義。
遵循這項原則也有助於往後搜尋所需的郵件。
此外，你可以在標題前面加上方（中）括號或圓（小）括號強調需求。括號內的信息可以大寫，而括號外的句子就正常書寫。
給團隊成員的示例：
[編輯需求] 某某代筆的文章需要最後編輯
給客戶的示例：
[行動需求] 關於電子郵件禮儀的代筆文章需要批示
3. 回信時更新標題
為清楚表達，回覆電子郵件時，請更新標題。
一個快速回覆的方法如下：
[Ron 回應] 關於：你收到新的SEO報告了嗎？
也就是在原本回信時自動產生的標題「關於：你收到新的SEO報告了嗎？」前面加上「[Ron 回應] 」。
4. 一個標題談論一個話題
這是清晰表達的黃金定律。回覆電子郵件時，只討論跟標題有關的話題。這樣比較不易產生疑義，也比較容易在相同標題的信件群裏，找到回覆過的信息。（這正是為何我們需要一個清晰的標題闡述所談論的話題和行動）。
5. 禮貌稱呼收件人
請以姓名稱呼收件人。注意不要馬上切入話題，那暴露出你沒空招呼收件人，而且顯得不在乎（儘管電子郵件應該簡短而切題）。
請避免使用俚語或街頭語言，例如「嘿」作開頭。
試想你會如何稱呼一位受人尊敬的退伍軍人或100歲的老奶奶。當然是真誠而簡單的表達方式。
我最愛用的三個開頭稱呼是：
您好（收件人姓名）（Hello 某某）
早上好（收件人姓名）（Good morning 某某）
晚上好（收件人姓名）（Good evening某某）
結束信件時，我也遵循相同規則。有三個結尾語是我的最愛：
最好的祝福（Best）
謝謝（Thank you ）
勇往直前（Onwards）
「勇往直前」是我的首選。在閱讀星巴克行政總裁霍華‧舒茲（Howard Schultz）的書《勇往直前》（「Onwards」）後就開始使用。一般我多用在合作夥伴上，除非是超級興奮的事，較少對客戶用。
6. 量身打造簽名檔 提高個人和事業聲量
替自己設計簽名檔，至少要包含以下內容：
全名
職銜
聯繫電話
公司標誌（logo）及連結的網站
社交媒體平台的連結
此外，如果個人經常與第三方出版合作刊登文章、出書或在知名媒體頻道上發表文章，可以將以上訊息置入簽名檔中，例如：請閱讀我最新著作「標題」，或者請閱讀我在《企業家》上最新文章等。
7. 段落精簡 避免搞笑的符號
是否曾收過一大段文字的電子郵件？ 閱讀一堆的文字難度很高，也容易分心。
請分段描述，每段文字用一兩個句子即可 。
每個句子言簡意賅。讀者才能夠迅速又清楚地理解你要傳達的信息。
另外，避免使用驚歎號或亂加表情符號。
8. 切忌情緒化
當心情波動，尤其處在負面情緒或壓力下，請暫時不要撰寫電子郵件。如果事情很緊急，例如客戶發來一封關於錯過最後期限的緊急電子郵件時，請別急，深呼吸緩解一下情緒，外出散個步或翻翻書籍。短暫做些其他事，轉移焦點，不要馬上急著想如何回應。
待情緒鎮定後再做回覆。或者，如果收件人希望立即收到回覆，建議可先簡短回信告知：「我會儘快回覆」。然後，採取上述措施讓自己冷靜下來。
草稿在此時扮演重要角色。如果是超級重要的信件，務必先擬訂草稿，然後放著。等到第二天，你可能會調整原本想說的話。經深思熟慮後的信息會更好，更有說服力。
9. 回覆的時機
信件回覆時機，因緊急程度而異9. 回覆的時機。
如果是緊急事件，例如事件可能對客戶業務產生負面影響時，我希望團隊能在下班前（end of day, EOD）回覆客戶。除此之外，24小時內回覆即可。以我個人時間管理為例，我每天只查看3次電子郵件。但是，如果是銷售人員，一天則需要查看信件多次。
如果個人需要更多時間回覆，請在24小時內先行回覆說明，並附上下次回信的確切日期。示例如下：
您好 潘，
希望一切都好。請讓我再深入了解一下狀況。我會在本周五前回覆您。
獻上最好的祝福，
朗
10. 避免下班時間發送電郵
除非這本來就是你的工作時間。不這麼做，有以下幾個原因：
• 這表示你很渴望獲得這位潛在客戶。
• 這向客戶或團隊傳達你很緊張，也證明你缺乏時間管理。
• 這表示你是個工作狂，也讓人容易聯想到缺乏用心。
此外，這還容易讓他人誤會你總是「在線」待命，而他們往後就會期待在下班時間獲得你的回應。如果真是緊急情況，例如，客戶網站當機或客戶／團隊成員發生事情，請發短訊或直接電話聯繫。
11. 考慮不同時區
清楚郵件收件人的所在時區。而且，當你額外注意到這件事時，表示你很重視。
想像一位以色列客戶正要展開他的一天，而你正準備上床睡覺，即時收到他的來信，信裏寫著「早上好」，顯示這位客戶缺乏用心。
12. 郵件送出前再鍵入收件地址
你有多少次曾誤點擊信件發送？幸好像Google電子郵件系統有內建發送延遲功能，但並非其他電子郵件系統都有。這個功能可以避免誤傳時，趕緊收回不完整或編輯未完的電子郵件。
13. 慎用「回覆所有人」功能
電子郵件是對外公開的。在點擊發送前，請務必再次檢查收件人是否正確。雖然是同樣信件內容，但你可能會和另一個完全不同的人交談，而且信息可能會搞混（或者，如果內文存在負面情緒而傳錯人，恐遭致麻煩）。
另外，請注意寄出信件是要回覆所有人，還是只回覆某人。發送電子郵件之前，請再三留意。
14. 避免使用「對不起」
最糟的說法是「對不起，我回覆晚了」（sorry for the delay）。這表示你缺乏管理能力。請使用「原諒我耽擱一會兒才回覆」（excuse the delay）這種說法，如此也無需再贅述其他詳情。
其實，明智的做法是完全捨棄「對不起」這個字眼。這個字眼顯得怯懦，且聽起來缺乏果斷力。
15. 少用「我」
減少使用「我」字眼，直接與收件人對話。 當然對客戶來說更應如此。
我每天都會收到像以下電子郵件的內文：嘿，朗，「我」曾經是一家七位數科技公司的老闆，「我」學到了很多東西。 「我」可以……等。
這類郵件還沒等看完，可能就被我刪了。
建議直接與收件人交談，並儘量減少用「我」字。
16. 消極思想轉成積極正向
用字遣詞，有意無意都具影響力。請避免使用「我不能」或「公司希望可以」或「如果我能」等字眼。
這些字眼都帶著不同程度的消極，反而會損害整體的正面信息。先不論神經科學的說法，這些用字遣詞肯定會帶給你和客戶之間負面的影響。而且，這些話對方聽久了，也會習以為常。
請使用正面積極字眼。用「能」代替「不能」，在心理層面上會產生更多正向對話。不要說「公司希望能創造更多及時成果」，而是說「公司會創造更多及時成果，因為我們重視您的……」
使用電子郵件溝通，成敗只有一線之隔。對許多企業家來說，由於遠程工作改變了溝通的形式，如今，電子郵件的使用頻率更甚以往。
遵循以上16項要點，可以讓你的郵件信息簡單又清楚，擺脫許多人常犯的錯誤，寫出充滿自信的郵件，幫助你成為更有信心的企業家。#
轉載自《企業家》（Entrepreneur）
賦予企業人士改變世界的力量。企業家®（Entrepreneur）致力於激勵世界上有遠見的領導人，他們有責任透過他們的創新理念、企業和觀點做出改變。
原文：How to Stop Writing Average Emails: 16 Quick Tips 刊於Entrepreneur網站。本文僅代表《企業家》特約作者個人觀點。
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