申訴專員公署今日(9月12日)就香港公共圖書館採購和註銷圖書館資料的準則和程序發表主動調查報告,其中指出圖書館於採購和註銷圖書館資料,以及協調兩者方面有十大不足之處,其中包括圖書採購理據不足、註銷資料處理方法浪費及資訊管理系統薄弱,並就此提出八項改善建議。康樂及文化事務署(康文署)發言人表示整體上同意調查報告,並已審慎研究有關建議。因應申訴專員公署的建議,康文署現已或計劃實行下列九項措施,彌補不足。

為了回應申訴專員公署主動調查報告所提出的不足之處和改善建議,康文署表示會在現時或未來針對以下各範疇計劃並實行下列各項措施:

在館藏發展計劃及採購圖書館資料的數量方面:

(一)為制訂年度館藏發展計劃,各圖書館會提交新增館藏數量需求的匯報,供擬定下一財政年度採購各類館藏的大致比例及總採購預算,圖書館會將館藏發展計劃上載圖書館網頁,使公眾對圖書館館藏發展有更清晰的了解。

(二)公共圖書館在訂定二○一八/一九年度館藏發展計劃及採購圖書館資料的數量時,會檢討是否修訂「每年採購不少於七十萬項圖書館資料」的基本參考指標。

在館藏發展、管理機制及流程方面:

(三)圖書館今年會完成檢討工作流程及修訂圖書館有關館藏匯報範本的設計。公共圖書館現已設有機制監控新增或轉移館藏的安排,處理各區圖書館增加各學科書目數量、或填補已註銷館藏的需求。

(四)繼續檢視各區圖書館資料的使用情況,包括註銷資料的數據,亦會繼續研究優化各圖書館對新採購資料的回饋機制,以加強館藏發展和管理工作。

在註銷圖書館資料的處置方面:

(五)為確保館藏適時實用和騰出空間存放新的資料,會不時篩選圖書館資料,並根據政府《物料供應及採購規例》所訂的「處置程序」,註銷不適宜再用的圖書館書籍;會繼續與相關決策局/部門檢討現時安排承辦商以廢紙方式處理註銷資料的做法,並會因應社區的意見、投放的資源、計劃成效等,研究在符合政府規例、成本效益和資源可行的前提下,讓圖書館資源發揮其最大效益。

在捐贈圖書館書籍方面:

(六)為更善用資源,公共圖書館已於二○一七年完成試行計劃,捐贈共四百一十二冊書籍予社區圖書館及學校,並遵照政府《物料供應及採購規例》檢討捐贈安排的成本效益。

在圖書館資料數據管理方面:

(七)隨着電子出版日益普及,部分書刊會同時出版印刷及電子版,或由印刷版轉變為電子版,公共圖書館會繼續檢視刊物的印刷版與電子版使用數據,加以分析以決定入藏安排。

(八)自二○一五年第二季起,記錄個別註銷資料的原因以作分析。

(九)在二○一七/一八年度進行開發新一代圖書館資訊系統的研究和策劃工作。在研發新系統時,增添相關數據管理及分析工具,以加強分析館藏發展和管理工作。

康文署發言人重申,香港公共圖書館一向致力建立均衡及多元化的圖書館館藏,以配合市民閱讀和自學進修的需要。強調署方會繼續參考不同持份者的意見,特別是讀者和服務使用者的反饋,在確保善用資源的同時,提供更適切和優質的服務。