結合辦公室與遠端異地工作的混合辦公模式在後疫情時代仍然在業界佔有一席之地。儘管有人贊成、有人反對，但隨著各種連結遠端通訊的技術越來越成熟，也讓企業感到擁有一套可維持高效運行的混合辦公系統，不僅能將分散各地的員工整合在一起工作，也能將企業文化延伸出去。
所以問題已經不是「要不要混合辦公」，而是——你準備好怎麼用好它了嗎？
只要有一個人在線上，會議就該按線上來辦
由於現實情況很難保證所有員工都能坐在同一個會議室裏開會，只要有一個同事是遠程參會，這場會議其實就已經是「線上會議」了。
這也意味著，會議的節奏、規則和互動方式，都應該考慮遠程同事的體驗。如果你的公司已經在用遠程或混合辦公模式，那學會把線上會議開好，真的非常重要。畢竟，溝通和協作一直是公司最看重的能力，而這些大多在視像會議裏進行。
那麼混合式會議應該怎麼開效率才高呢？
多數混合式會議失敗的原因是遠端人員沒有參與感。良好的設備固然重要，但設備是輔助工具，與會者的交流與討論才是主角。想推動混合式會議，必須讓每個參與會議的人都能了解會議所要討論的事項，並有公平的發言機會，如同面對面會議一般自然，如此能提高與會者的參與度，討論才會熱烈。
下面是一些簡單、好用、但經常被忽略的做法。
1. 良好的視像會議設備
良好的視像會議設備能讓虛擬會議有如面對面會議般自然。如果會議開始10分鐘了，還有人聽不到聲音，會嚴重干擾參與者的專注力。因此，設備的選擇需考慮簡單快速，讓大家很快就能進入會議模式的方式。如採用統一的通訊平台Microsoft Teams、Zoom或Google Meet都是很好的開會工具。
解決肢體語言面部表情看不到的問題，可以在會議室安裝一個攝影機照到每個與會者，或者每個人的手提電腦都打開攝影機。這樣每個與會者的影像都集中在一個畫面，每個人都能看到彼此，沒有遺漏，也能創造一個團體的氛圍。
2. 保持開放的混合式會議
實體會議室的與會者，有時碰到一些有爭議的議題時，可能暫時離開會議現場，做更深入的意見交換。在混合式會議中，也可以提供遠端工作的同事針對特定議題短時間（如15分鐘）離開進行非正式的意見交換。
3. 制訂會議議程
線上會議最怕的就是聊著聊著跑題，最後甚麼也沒留下。一旦討論開始偏離議題，主持人要敢於溫和地拉回來，或者建議「這個我們另外找時間再聊」。大家都會感謝你幫他們省時間。
所以，一個清楚的會議議程真的很重要。會議議程在開會前擬好發給大家。會議期間，主持人以投影片或在會議室的白板上展示議程，以便大家都能專注在議程的討論上，不跑題。
4. 主持團隊分工有序 根據議程開會
主持團隊各有分工扮演的角色，例如經理負責議程掌控，跟蹤每一個議題，確認每個議程都充份交流。另一位協助遠端工作的同事連線是否有順暢，以及提醒需要討論的議題等等。這麼做可以確保每個人都跟上會議的進度，沒有人落後。
主持人鼓勵大家提供意見，讓混合式會議愈開愈好，更能凝聚共識。
5. 每個人都有發言機會
別讓會議只剩下幾個人在說話。線上會議，其實有不少人不太敢隨時插話。要開麥、要找時機、還怕打斷別人，這些都會讓本來就內向的人更沉默。
還有一種常見的情況，就是辦公室的同事主導會議，因而忽略了遠端同事。缺少遠端同事的聲音，會議的交流就不完整。
所以，主持人可以多給大家一些「不用搶話也能參與」的方式。例如利用一些協作工具記錄會議內容，讓大家在會前或會後用文字補充想法；或者在視像通話中實時加文字和視覺內容，增加互動感。
6. 肢體語言
讓與會者說話時都對著攝影鏡頭（等於對著每個人）說話，這樣每個人都能從鏡頭看到你在說話，也能看到你說話的表情和肢體語言等。
7. 回饋機制
剛開始執行混合式會議時，需要多聆聽改進的反饋。可以在會議結束後詢問大家，也可以用匿名的方式徵詢大家的意見。這些線索都是改進會議的好方式。
如果你自己也在練習主持會議，不妨直接說出來，大家通常會更願意給真反饋。
總結
混合式會議開得好不好，關鍵不在「用沒用影片」，而在於有沒有用心設計，讓與會者，不管在辦公室或在遠端工作，都能溶入會議的討論之中，達成共識。
領導者需要多想一步：我的團隊適合甚麼樣的節奏？甚麼方式能讓更多人參與進來？如果做對了，混合式會議不但不會拖慢效率，反而能讓整個組織變得更輕量、更高效。#
-------------------
局勢持續演變
與您見證世界格局重塑
-------------------
🔔下載大紀元App 接收即時新聞通知：
🍎iOS：https://bit.ly/epochhkios
🤖Android：https://bit.ly/epochhkand
📰周末版實體報銷售點👇🏻
http://epochtimeshk.org/stores
