讀到這裏的人，有些可能已經開始焦慮。即使整理過了，文件終究還是會快速累積，變亂是遲早的事。但各位不需要擔心，只要按照以下介紹的收納三原則去做，你就可以永遠告別堆積如山的文件。
收納文件3大魔法
原則①：每一張紙都要分類
首先，把文件分成清楚明確的類別，例如簡報、提案、報告、帳單等，或者也可以按照日期、專案，或是客戶、病人或學生的姓名來分類。我有個客戶就把文件分成「設計構想」「管理構想」「英語學習」和「留存的文件」這些類別。
使用你認為最好用的分類系統。重點是，絕對不要「只是因為⋯⋯」就把任何一張紙留下來。現在就開始用你最順手的方式將文件分類。一定要把每一張紙都確實分類。
原則②：直立收納文件
你認識那種老是在問「那份文件跑去哪裏」的人嗎？這經常是因為他們把文件都堆疊在桌上。
堆疊文件有兩個壞處：第一，因為很難確定有多少文件，久而久之就會愈堆愈高，變成一團亂；第二，你會忘了壓在最底下的文件，為了找文件還得浪費時間。
為了追求最佳效率，用直立式文件櫃來收納文件是關鍵。把每個類別的文件收在個別的文件夾裏，然後放進檔案櫃或架子上的直立式文件盒。這種收納方式一眼就能知道自己存了多少文件，看起來也很井然有序。
原則③：待辦文件另外放一個盒子
把必須當天處理的文件放進「待辦文件盒」。同樣地，我建議使用直立式的文件盒，這樣才能清楚看到有多少文件需要處理。如果你比較喜歡平放的托盤式文件盒，當然也無妨，但千萬別忘了壓底的文件。待辦文件處理完後，不需要留著的就立刻丟掉。
整理文件跟整理其他東西一樣，會讓管理文件變得輕而易舉，因為你清楚知道各種類別文件的數量和收納處。整理好文件並決定每個類別的文件要放哪裏之後，看看你的工作空間，判斷你能用來收納這些文件的最大空間。
一旦文件數量超過收納的空間，文件就會多到沒地方放，這就表示你該重新檢查自己的文件了。看看有哪些文件不需要再保存，就可以丟了。固定這樣檢查，文件就永遠不會變亂。
小心掃瞄的陷阱
掃瞄非常方便。把你決定要丟掉的文件掃瞄存檔，是再簡單不過的事。但就是因為太方便，有時才會栽在這上面。
有客戶告訴我，他想把書裏的重要段落掃瞄之後再丟掉，但花的時間卻比他預期還要久。過程中他發現掃瞄的工作很無趣，就決定改用智能手機拍照存檔。但這項作業也比他預期的還花時間，最後他決定直接把書丟了，甚麼都沒存。至於他辛辛苦苦拍照和掃瞄的存檔，他一次都沒打開來看過。
另外一個例子是一家牙醫診所的老闆。上整理課時，他把紙張堆在一邊，想掃瞄過後再丟掉，但是他想要掃瞄的文件愈堆愈高，文件的整體數量幾乎一點都沒有減少。那些紙張就塞進紙袋，堆在辦公室的角落，在那裏放了一個月、兩個月、三個月⋯⋯照這樣下去，他永遠沒有整理好的一天。
一年後，我去參觀他的辦公室，驚訝地發現他留著要掃瞄的那堆紙張，還原封不動放在原地。他發現自己整整一年都沒用過紙袋裏的文件，於是就重新整理一遍，只拿出一定要留的文件，其他全部丟掉。
有些重要文件當然有必要掃瞄，但開始之前可以先問自己：你真的需要保存放在一邊等待掃瞄的所有文件嗎？
千萬別忘了掃瞄所有資料需要花多少時間，而且整理和儲存這些掃瞄檔案也需要時間。如果有助理可以幫你做就另當別論，但如果你都自己來，可能要花費很多時間。
假如你還是想把文件掃瞄之後存檔，就一定要在整理時間表裏訂出一個明確的時間。只跟自己說「有空再來掃瞄」，那就永遠不可能完成。#
（點閱【Joy at Work】系列文章）
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