時間管理的六大誤區

我們日曆（Calendar）公司的專長就是時間管理。時間是珍貴的無價之寶，唯有好好珍惜才有意義。然而對管理時間來說，只知道努力是遠遠不夠的。儘管願望是好的，但很有可能無意中你就把時間管理得一團糟。

本文旨在指出人們在管理時間時可能犯的錯誤，並且提供如何適時調整在線日曆的建議。如果你能更好地管理你的時間，你會有更多的收穫。那讓我們開始吧。

排得滿滿的日程表看起來很有成就感。你可以把你滿滿噹噹的日程安排當成勳章炫耀，藉此表現你的工作效率和動力。然而，超負荷的日程安排實際上可能會降低預想的工作效率。

如果你過於緊密的日程安排碰上了突發緊急情況該怎麼辦？如果有個會議被推遲了又該如何？如果日程安排中沒有甚麼緩衝時間的話，你幾乎就沒有出錯的餘地了。如果沒有為推銷活動預留足夠的時間，那剩餘的日程安排就有麻煩了。

此外，職場上的倦怠現象也非常普遍，通常都是由做得太多引起的。事實上，德勤（Deloitte）的一項調查顯示，77% 的員工都在目前的工作中經歷過倦怠。確保你的在線日曆上有一些適當的休息時間，這樣你就不會感到不堪重負了。工作得太辛苦這種情況是有的。

計劃得再好，如果不遵守它，又有甚麼用呢？你可以制定一個完美的計劃，結果由於不小心走神，白白浪費了所有的準備時間。一次分心就可能會擾亂你一整天的計劃，讓你接下來的安排變得一團糟。

雖說分心並不總是你的錯，為了不讓它妨礙你對時間的管理，你可以通過努力來避免或減少這種干擾。社交媒體是罪魁禍首之一，因此要控制使用手機和電腦的時間。其它的干擾例如電子郵件可能不那麼明顯。由於工作需要，你可能必須得使用電子郵件，但如果你每 10 分鐘就查一次電郵，那麼你的工作效率則會大大地受影響。

你可能對當前的時間管理系統感到很滿意，但你如何知道它是否真的發揮作用？積極尋找改善時間管理的方法，而不是安於現狀。定期地對你的工作績效進行評估，隨著時間的推移，你能夠找到提高時間管理的辦法。

首先需要弄清楚如何衡量你的工作效率和成績。除了一天你計劃了多少次會議之外，還有很多方面要看。以下是一些有助於你衡量績效的關鍵指標：

‧ 平均會議時間

‧ 每天完成的任務

‧ 是否準時

‧ 總共的休息時間

‧ 計劃完成的百分比

為每個指標設定目標，每周檢查進展。如果沒有達到期望值，花點時間來改進工作方法，並最終實現這些目標。

時間管理不僅僅是為了讓你的工作保持正軌，你在家庭和其它方面的時間也需要好好規劃。平衡好工作和生活對快樂充實的人生至關重要。

如果你想看看現在的工作與生活的平衡情況如何，打開你的日曆分析頁面。在這裏，你可以準確地看到你的時間是如何分配的。這裏還有一些圖表，可以讓你更好地對比，相對於你花在工作上的時間，你在家庭、愛好和其它活動上的時間比例。

一旦你對工作與生活的平衡點有了更好的了解，你將如何改善它呢？也許有意識地在日曆中計劃一些時間健身或陪孩子玩耍。這正是你需要做的，為生活中的其它追求騰出時間。找到適合你的時間及方法，並使用在線日來幫助實現它。

如果能夠有效地同時處理多個項目就好了。可惜，同時處理多項工作實只會分散你的注意力，並降低你的工作質量。你可能會覺得同時做很多事情是節省時間，然而實際上這只會加大工作難度。

一次專心做一件事總是最好的。這樣你可以集中注意力和全力以赴。這不僅使你能夠更有效地完成單個任務，而且還可以在工作中最大限度地發揮你的能力。

優先級別是時間管理的無名英雄。當你學會對手頭的任務進行優先級排序時，你就可以每天更好地決定如何利用時間。

舉個例子，假設你正在做一個項目，這時收到一封電子郵件，臨時通知要開個會。這個會議的優先級別如何呢？如果是非常重要的會議，那麼推遲日曆上的安排是值得的。如果不是，那麼是不是能委派其他人參加，這樣你可以完成手上更重要的項目。

現在，你可以發現一些時間管理不善的表現了，是時候需要在在線日曆中做一些變動了。僅僅幾處調整就會對你的工作效率產生巨大的影響。

原文：6 Ways You’re Sabotaging Your Time Management刊登於Calendar網誌網站。#

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