許多上班族都抱怨時間不夠用,但專家卻認為上班族效率差的主要原因是忽略了一些沒有生產力的事情。效率達人暢銷書《每周工作4小時》的作者費里斯(Timothy Ferriss)建議讀者,若能戒掉以下9個壞習慣,工作效率將大幅提高。 

來路不明的電話不接 

突然來的電話會打斷你的思緒,讓你分心,平白浪費許多時間和氣力。當你覺得必須集中精神處理某些要事時,不妨利用谷歌語音(Google Voice)的功能檢查短信,或利用PhoneTag等軟件功能將電話轉寄到電子郵件。 

不要在清晨或臨睡前 使用電子郵件 

一大早就看電子郵件將打亂一天的規劃,臨睡前做這事則容易失眠,費里斯建議讀者在早上10點以後再檢查電子郵件,或者在確認完一天要做的事情之後才開始看電子郵件。 

沒有明確議程或時間表的 會議不要參加 

費里斯認為,會議要有議程及討論事項,而且會議時間最好不要超過30分鐘。為了讓會議有效進行,最好通知與會者事前做好準備以便大家能善用在一起的時間。 

避免不必要的閒聊 

上班時間的閒聊很花時間,省下這些時間可以做很多工作。當有人跟你閒聊,而話題並沒有甚麼建設性時,不妨禮貌地讓對方知道你正在忙某件工作。當然,迴避同事的閒聊有時候要看人或情況而定。 

不要經常檢視電子信箱 

切記不要密集查看電子信箱,最好隔一段時間才看,例如每天兩次。也可以使用自動應答工具代理。 

優化與客戶溝通的方式 

費里斯建議採用二八法則來分配時間,即用80%的時間來處理20%最重要客戶的事情。在追求效率的前提下,對於利潤貢獻低但佔用過多時間維護的客戶,有時真要有所取捨。 

避免忙得不可開交 

費里斯表示,太忙的真正問題往往不是工作太多,而是沒有靜下來做好工作優先次序的安排。注意先處理重要的、緊急的事情。 

一周至少一天手機關機 

建議一個星期最好有一天不接觸手機,以免隨時受到鈴聲或電話的疲勞轟炸。 

不要用工作 填補生活的空虛 

費里斯提醒,工作並非生活的全部,最好規劃一些時間陪伴家人,從事一些有意義的活動,讓自己的工作和生活取得平衡。◇