職場社交常常令人尷尬,原因是很多人不知道商務禮儀規則有異於其它場合,結果當眾出醜。芭芭拉帕切特(Barbara Pachter)在《商務禮儀要點》(The Essentials of Business Etiquette)一書中討論了人們在這類場合如何舉止合宜。 

作者接受「商業內幕」(Business Insider)採訪,強調了自我介紹、著裝、電郵溝通及商務聚餐方面的24個禮儀要點,其中很多原則也是我們在日常生活中應遵循的,特別是在西方社會。

1.當你被介紹給別人時, 應起身站立。 

站立有助於讓別人注意到你的存在,如果你坐著不動,很容易讓別人忽視你。如果你恰巧不方便,來不及站起來,應向前探身,表示如果你能站立會儘可能這樣做。 

2.總是說出你的全名。 

在商務場合,你應該用全名,但你也應該留意別人想要別人如何介紹他。如果你的名字太長或很難發音,你應該考慮改名或縮短它;或者,考慮在名片上寫下名字的發音,然後再遞給別人。 

3.如果你的職位更高或你是主人, 應主動握手。 

如果職位更高的人或主人沒有立即伸出手——往往是出於性別觀念上的遲疑,職位較低的人或客人則應該主動伸手。無論怎樣,必須要握手。商務會面中的禮儀就是握手。如果你想被認真對待,必須要握手,而且是合宜地與對方握手。 

4.著裝得體。 

服裝是非語言交際的一種重要形式,可以增強或減損一個人的職業聲譽。你應該弄清每次活動、會議或就餐的著裝要求,確保你的著裝在標準範圍之內。 

5.對話中只說一兩次「謝謝」 就夠了。 

如果說太多次,會顯得不夠有力量,還有可能讓自己顯得無奈、在求助。 

6.給團隊中的每個人單獨發感謝信。 

你應該在24小時內發送感謝信,且應該單獨給每個人發。你在電子郵件和手寫信件之間做選擇時,應考慮到普通郵件可能需要幾天時間才能到,而電子郵件是立即發到。這個時間差在應聘面談之後或許很重要,如果他們將很快做出用人決定的話。 

7.把手機放在口袋裏。 

今天,每個人無論走到哪兒都帶著手機,但開會時你不應該拿出來。可能你想收發短信和電郵,但無論你多隱蔽,都會很觸目且顯得無禮。此外,與人見面時也不要將手機放在桌子上,這樣做你好像在告訴對方,你隨時準備撇下他而與別人交流。 

8.使用專業的電子頭像。 

你在LinkedIn或其它商務網站上貼出的照片應該形象合宜。你看起來應像一個可信的、平易近人的人,而不是剛從海灘回來的樣子。頭像要凸出你的頭部、面部,胸部和肩膀也保留一些。 

9.使用專業的電子郵件地址。 

如果你為一家公司工作,你應該用公司的電子郵件地址。如果你使用個人電子郵件帳戶,無論你是個體工作者還是偶爾用它來談工作事宜,你應該謹慎地設定電郵地址。具體說,地址(至少是顯示名稱)中應該有你的名字,孩子氣的暱稱或個人愛好的宣言都不適合商務通信。 

10.務必仔細檢查是否選擇了 正確的電子郵件收件人。 

由於收件人一行有根據通訊簿自動提示的功能,我們很容易選錯收件人,給自己和收錯信的人都帶來尷尬。 

11.使用正規的問候語。 

避免用俚語或太口語化的表達,如「嗨!夥計們」、「Hey」、「Yo」等詞非常不正規,「Hi」或「Hello」都沒有問題。稱呼對方時也不要用縮略名,比如說,除非確定對方不介意被叫「Mike」,還是寫其全名「Michael」為好。 

12.如果你忘記了對方的名字, 要坦承這一點。 

每個人都偶爾會忘記別人的名字。發生這種情況時,你要說點甚麼,比如:「抱歉!我忘了你的名字。」或者,「你非常臉熟,你的名字就在嘴邊。」 

13.工作場合跟同事打招呼。 

來上班時,對認識不認識的人都要說「你好」和「早上好」。你在去開會的路上說「你好」 的人,或許在會上就坐你旁邊,而你們已經建立了一些聯繫。如果有人問候你,你也務必要問候對方——沒有別的選項。 

14.做指示的手勢時, 手掌要張開, 五指併攏。 

五指併攏,用張開的手掌指示東西或人。如果你用食指指出去,會有點咄咄逼人。 

15.不要遲到。 

約會見面時要準時。遲到不僅浪費別人的時間,此外,也會讓你顯得不專業。如果局面失控,要讓你見面的那個人及時知道。發送電子郵件或給他們打個電話道歉,並簡要說明情況(不要說一大堆理由)。當你到達時,不要再抱怨交通或地鐵晚點而浪費他們更多時間。 

16.不要替別人拉出座椅。 

給客人開門是可以的,但不管對方是男是女,在商務場合,你都不應該替他人拉出椅子。男人和女人都可以自己拉出椅子。 

17.始終用雙手掰麵包。 

在商務會餐中,你不應該用刀來切麵包。把麵包掰成兩半,一次撕下來一塊,準備吃時再塗上黃油。 

18.別點任何太貴的東西。 

如果你點了昂貴的牛排或龍蝦,看起來你就像在佔主人的便宜。但,如果主人提出建議,你可以按照他的建議來點餐,不過,仍然是這個原則:最好別選最貴的菜。酒也是一樣。另外,當天的「特色菜」(special)也要留神。很多服務員在介紹當天特色菜時並不提及價格。這些特色菜可能比普通的菜品貴10%到40%,但你在商務環境裏問價格又不自在。所以,最好還是避開。 

19.知道盤子和餐具擺在甚麼位置。 

記住英語的「左」(left)有四個字母,而「右」(right)有五個。食物(Food)——無論是麵包、沙拉還是其它菜,都放在餐盤左側;飲料(Drink)、杯子(Glass)則放在餐盤右側。餐具也是一樣:你的叉子(Fork)應放左側,刀子(Knife)和杓子(Spoon)應在右側。你還可以記住寶馬的縮寫BMW,在這裏代表「麵包(Bread)、飯(Meal)和水(Water)」,這就是三樣東西從左到右的擺放順序。 

20.和對方點的菜量保持一致。 

這意味著,如果你的客人或主人點了開胃菜或甜點,你也應該點。你一定不想讓客人覺得他單點了一樣東西而吃得不自在。 

21.永遠不要提出打包餐點。 

你是去那裏談工作的,不是去收拾剩飯菜的。親友聚餐後裝剩菜回去是可以的,但不適合正式的商務會餐。 

22.記著付款的應該是主人。 

如果你邀請了別人,是主人,你應該買單,不論對方性別為何。如果男賓客要付款該怎麼辦呢?作為女主人,你可以說:「哦!不是我個人請客,是公司買單。」或者你也可以找理由離開餐桌去結賬。這種做法也適用於男人,而且,這是一種很精心的付賬方式。不過,底線在於你不想為結賬而爭執,如果男賓客在女主人做了一切努力之後還堅持付賬,那就讓他付吧! 

23.別喝醉。 

別在商務場合醉酒。不少人的職業生涯因醉酒而毀了。 

24.禮貌地告辭。 

你需要在自己講話時提出告辭。那時控制局面的是你,離開會顯得更加自然。你可以說一些「告辭話」,比如「很高興認識你」、「和你講話很高興」或「下周開會時再見」。 ◇