節省時間的說話方式,是讓會議有效率進行的方法 

所謂節省時間就是減少無謂的時間。不過為了放鬆心神而悠閒度過的時間,就沒必要縮短。總之就是消除讓自己感覺「徒勞」的時間,猶如消去身上的贅肉般,也可以徹底削除自己不必要的談話和行動,將一切無謂的時間轉化成決定性的言詞和行動。 

說話方式也是,我嘗試過各種如何能讓對方馬上就能理解的說話方式。能夠讓對方迅速理解一事,當然是指不需要說明好幾次,對方就能明白。不但能夠節省時間,而且訊息越簡單,正確傳達的可能性也越高。 

譬如接電話。有人接起電話,轉接給我時,「您好,我是佐佐木。」這麼回應。 

「您好,是我本人,佐佐木。」不會這麼說。「喂,是的,是我本人,佐佐木。」也不會這麼說。因為對方想知道電話是否轉接到要找的人手上,所以要將最重要的情報,也就是「自己的名字」擺在最前面。 

打電話也是,思考該如何陳述想要表達的事。我幾乎不太用「喂」這個字眼,覺得不如用所要講的內容置換掉這兩秒比較好。 

譬如,想幫唸幼稚園的兒子買件夾克時,打電話向百貨公司詢問:「麻煩轉接一下嬰幼童服飾賣場。」應該劈頭會這麼說。「喂,我要買小孩子穿的夾克,請問您那邊有賣嗎?我兒子今年六歲……」絕對不可能這麼說。 

倒不是要你僵硬地冷漠應對,而是以給對方留下好印象為前提,迅速找出最佳解決方法。所以請抱持溫暖的心和別人溝通,但說話的重點要明確,這麼做也是在幫對方節省時間。自己在提供情報時,若是陳述順序適切,便能節省說話時間。 

會議也是。「會議時間太長,真是傷腦筋。」若聽到有人這麼說,就要了解事實原因。 

我會想像那個抱怨「會議太長很傷腦筋」的人,其實令他傷腦筋的不是「時間太長」這問題,可能是「明明花了那麼長的時間,卻沒有結果」 ,或「若只是做出這般程度的結論,何必花那麼長的時間開會」 ,抑或「開了那麼久,都只是少部份的人在說,真是無聊」等。 

開會時最重要的是「到底決定了些甚麼」,稱為「議題(Agenda)」。要讓與會人士了解開會的目的是甚麼,還有為了做出決定,資料要準備得十分齊全等,這些都是準備開會的前提。 

當然也有那種不是以「報告」「說明」做出決定為目的的會議。總之究竟為了甚麼而開會,也就是說,讓全體與會人士開完會時能感受到成就感,有個明確的達成目標是很重要的。 

我們公司開會時,會要求連同個別報告案子、徵詢大家意見、做出決定大概需要花費多少時間,和議題一起先提交。 

會議結束時,與會人士再一起確認是否達成會議目標,也會當場確認會議滿足度。最重要的是,能夠切實掌握實際完成與自己所預測的時間的差異。當然有時也會出現出乎意料的反對意見,花費了一些預測外的時間。也會有因為資料準備不足,議題遲遲無法結束,只好挪到下次再討論的情形。 

認識預測與現實之間的差異,反映在下次的準備和預測時間上,這樣便能提升工作能力。 

開會目的有千百種,有的是為了提出意見而開會,有的是為了決定甚麼而開會。讓每位與會人士都能清楚知道開會目的,做足必要準備,會議便能如期結束,享受成就感。這種成就感就是提升快樂指數的關鍵。 

所謂會議就是和他人共享時間,因此每天訓練如何運用這段時間,也是很重要的。 

——轉載自 《活用記事本設定工作目標》 春光出版 ◇