電話會議並不可怕,其實它很簡單。當你作為管理者,需要安排或參加電話會議時,你仍然會感到緊張,因為電話會議可能在繁忙的下午耗費你一個小時的寶貴時間,甚至更多,讓你感到心力交瘁。通過以下一些專家介紹的技巧,你可以讓電話會議變得更易於管理,甚至變得更有價值。 挑選位置 

不要在辦公桌上進行電話會議。將手機設為靜音,設法控制背景噪聲。你希望傳達的信息是,你很重視本次電話會議,並充份尊重你的聽眾。

保持專業態度 

這到底是一次會議,目的是要推進一個項目或完成業務指標。不要一開始就認為它是浪費時間。每一次電話會議,你都可以學到一些東西,並且進行一定的溝通。 

不要一心二用 

如果你希望其他人專注於會議,你也需要做同樣的事情。這意味著不要利用電話會議趕工或是回覆電子郵件。如果你實在無法抗拒誘惑的話,建議你關閉電子郵件。 

善待別人 

你的確可能在電話會議時,忍不住朝電話另一端裏你的同事翻白眼,但在面對面的會議時,你絕對不會這麼做。事實上,電話會議不應該有任何的不同。設想人們能看到你,你就能控制一些不當的行為。 

時間仍然很重要 

格言仍然適用:如果你提前,那麼你就能夠準時;如果你準時,就遲到了。如果在電話會議開始前你有幾分鐘,那麼利用這個時間與你的團隊溝通,告知你希望他們在會議中討論的話題。 

不要在用餐時討論 

如果你留出專門的時間做一個重要介紹,那你就不應該邊吃邊講。你應該很專注,尋找問題,並時刻準備提出新的點子。 

使用靜音功能 

雖然正常的禮節中可能大量使用靜音功能,但那並不適合每一種情況。靜音,然後長時間離線與他人交談、做別的事情或乾脆置之不理,是很粗魯且不專業的表現。你永遠不知道甚麼時候你會被問及一個問題。但一般情況下,當你沒有說話的時候使用靜音功能,是禮貌的表現,因為這樣降低了通話中的背景噪音。 

不要霸佔發言權 

最糟糕的電話會議是其中一位參與者嘮嘮叨叨個沒完,這時候需要你禮貌但果斷地提醒他講重點,將觀點自信而簡潔地表達出來。如果你掌控對話,那麼需要留一點時間徵求聽眾的意見。通常,人們很樂意討論,給出反饋信息。 

適時結束會議 

有時電話會議可能很拖拉,一不小心就超出了規定時間。為了避免這種情況發生,不要害怕做總結陳詞來結束會議,如「我認為本次會議可以結束了」,雖然有人可能還會多問或澄清幾個問題。或者你乾脆就此中斷會議,這樣能節省不少的時間。◇