工作上常有這種狀況:下屬因為一心趕著完成眼前的工作,覺得等工作結束後再一併向主管報告就好;而主管則是眼看著交期在即,急著想知道目前的工作進度。

要知道,主管對於中途報告的渴求遠遠超過下屬的認知。對主管而言,比起趕不上交期,無法掌握下屬目前的工作進度更令人憂心。因為只要得到下屬的中途報告,主管就能掌握進度,萬一有甚麼狀況也才能立即處理,之後一旦完工,馬上就能結案,投入下一個案子。 

講一個我的經驗,我曾經同時外發不同的案子給兩名程式設計師,一男一女。就技術層面來看,男程式設計師動作較快,交回來的程式bug也比較少。 

一開始我發了同樣的工作量給兩人,後來卻漸漸傾向把案子發給女程式設計師,原因只在於那位女程式設計師固定會寄電子郵件通知我她目前的進度。我收到郵件後,馬上就能掌握她手邊案子進行的狀況,確認沒問題之後,很快就能繼續作業,結束後再發給她下一個案子。 

那位男程式設計師雖然也不太會延誤交期,但他在接下案子到交件的期間音訊全無。我也不是不能就直接把案子全權交由他處理,靜待交件就好,但我實在很難這麼做,因為承包下案子的是我,難保客戶不會突然問我:「那件案子處理得怎麼樣了?」再說我自己也很想對客戶做中途報告。 

於是我對男程式設計師說:「能不能請你抽空簡短報告一下進度呢?只要讓我知道大概就好。」但他依舊故我。他的理由是:「寫程式的時候需要一鼓作氣,要是中途被打斷,很難做事。」我自己也寫過程式,完全能體會他的心情。 

但我的立場畢竟是上游,實在很想得到下游的中途報告,即使只有三言兩語也好。附帶一提,那位女程式設計師的中途報告郵件形式如下: 

「系統的部份已經寫好了,目前整體大致完工了四成。」 

沒有開頭問候,也沒有文末署名,就只有短短的一行,但這二十個字左右的中途報告卻總是能讓我放下心中大石。 

就這樣,我逐漸把案子優先外發給這位女程式設計師。如果他們兩方的技術相差懸殊又另當別論,但在差別不大的狀況下,我會選擇固定做中途報告的一方繼續合作下去。 

如果你老是覺得:「主管都不把重要的工作交代給我,反而發給能力不如我的人」請先捫心自問,你有沒有確實做中途報告?主管即便認可你的能力,也可能僅僅因為得不到你的中途報告,而無法把重要的工作交代給你。 

重 點 

不必長篇大論,不用花太多時間,大約寫20個字左右的報告就好。 

記得不時報告工作進度給你的主管,讓他安心。 

——摘編自《主管不說,但你一定要懂的50件事》商周出版社提供◇