數位行銷和創意公司Ciple創辦人、商業社交網站LinkedIn專欄作家伊利亞‧波金(Ilya Pozin)撰文稱,不論職位高低或從事何種專業,每個人都希望自己的工作更加高效率。

作者說,人們通常會制定一長串的工作日程並逐項實施,但這並非提高生產力的良方妙法。事實上,真正高效產能者並非專注於做更多的工作,這恰恰違背了生產力的定義。換句話說,如果想真正提高工作效率,就要持有「減少工作量」的觀點。 

作者訪談了項目管理和生產力領域的天才托尼‧王(Tony Wang),後者分享了高效人士所共有的工作效率提高祕訣,歸納如下: 

1.創建一個較小的工作日程 

在工作日期間完成任務並不代表在既定的8小時內盡量做更多的事情。這可能是一個並不容易被讀者接受的觀點,但需要明白,把一堆工作任務列表跟生產力毫無半點聯繫。反之,對工作日程採用「少即是多」的態度,只著重於完成緊要的任務,才是高效之道。 

2.適量休息 

連續幾個小時的工作會讓大腦充滿疼痛感,這是由於大腦過度消耗葡萄糖的緣故,但卻有太多人誤以為感覺良好而忽略了休息。事實上,適度走動、吃點零食、做做運動,甚至是冥想,都會讓大腦得到休息。經常性地清空大腦能提高生產力,因為得到充分休息後,工作效率自然會提高。 

3.遵從80/20法則 

你是否知道每天80%的收穫都來自於20%的工作量?盡量避免處理無關緊要的東西,因為它們對總生產力的影響微乎其微。比方說,你可以系統性地刪減任務,直至完成了得到80%成果所需要的20%工作量。 

4.一日之計在於晨 從專注開始 

如果你的早上從查收電子郵件開始,這無形中就將你工作的主動權交到他人手中。相反,如果你的早晨從專注自身開始,例如吃一頓美味的早餐、冥想,或是看看新聞,而不去理會那些瑣碎的郵件,那麼你的工作效率將會提高。 

5.盡早完成較難的任務 

當你的大腦運轉最靈活的時候,就去迎接最富挑戰性的工作吧!將其它繁瑣的俗務留到昏昏欲睡的下午。 

6.別忘了用電話 

手機、電腦等各種數字產品在無形中創造了現代人不良的溝通習慣。電子郵件是生產力的殺手,實際上會將人們的注意力從較為重要的任務中轉移開。 

例如,人們常常在同一封電子郵件裡複製多個收件人。千萬不要成為這類郵件的受害者,因為這樣做其實轉移了其他人的注意力,純粹是懶惰的象徵。 

如果你收到一封有很多人都被抄送的電子郵件,請你幫大家一個忙,在回覆的時候使用密件抄送。但當你的郵件得到2個以上的回覆,就是時候該安排電話溝通

以高效地解決工作上的問題了。 

7.創建一個系統 

如果你清楚知道會降低工作效率但又不得不做的一些事情,那就嘗試系統化去管理它們。如果你有查收電子郵件的習慣,嘗試集中在同一個時段,早上、下午或是晚上來管理郵件,否則,你本應放在其它更重要的目標上的注意力會很容易被分散。 

8.不要將懶惰與生產力 混為一談 

雖然幾乎沒有人會承認這一點,但純粹的懶惰的確是生產力損失的一大重要因素。事實上,許多節省時間之道(以開會和電子郵件為例)實際上只是擺脫從事實際工作的笨拙辦法。 

將注意力都放在重要的事情上,盡可能有效且高效率地解決問題,這才是提高生產力的法門。 

作者最後重申,當涉及到提高工作生產力這個話題時,請讀者切記「少即是多」。◇