你坐在辦公室裏,電腦開著不下十個網頁窗口,兩個文檔,一個電子郵件,一個社交軟體。你邊寫企劃書,邊跟同事聊今天的時政新聞,沒多久來了封郵件,你點開郵件回覆,電腦邊的手機又響起人們往往認為一心多用是本事,既能提升效率,又能鍛鍊腦力。許多老闆也要求自己的員工有多任務處理(Multi-tasking)的能力。 

然而,現實卻恰恰相反。美國精神醫學學會(American Psychological Association)表示,多任務處理「會浪費一個人至少40%的高產時間」。 

有了電腦、手機,同時忙幾件事情更容易了,發短信、玩遊戲、看視頻,幾個電子屏幕能同時進行。科技的發達好像有助於同時處理多件事,但證據表明,這樣做可能使大腦衰退。 

史丹福大學的研究人員發現,習慣於同時瀏覽多種媒體的學生,比起那些很少使用多個電子產品的學生,注意力更難集中,專注時限更短。 

人類的生理構造註定無法同時完成多件任務。美國神經科學家馬丁內斯-康德(Susana Martinez-Conde)表示,只有電腦才能同時處理多個任務,而人類天生需要專注。 

「啟動『注意力』的神經回路是抑制性的。」她說:「如果你把注意力分散在兩個或更多任務上,它們就會彼此抑制。因為,當你對某件事集中注意力,同時就在限制對其它事物的注意力。」 

也就是說,同時處理多個任務,至少對多數人來說是不可能的,我們很難一心二用。更準確地說,我們中的大部份人,任務切換的能力不是很好。 

專家估計,在不同任務之間切換自如的人(也就是所謂的「超級工作者」),佔全部人口比例不到2%。大腦在不同任務間切換時,需要消耗很多精力。而越專注於一項任務,就越難轉換到另一項任務。 

如果同時做多件不太花精力的事,或許可以,比如一邊吃三明治,一邊查郵箱,再看看視頻。但如果是在高難度任務中切換,則會有災難性的後果,比如開車的時候發短信。研究發現,在開車時講電話的人,即使不需要手持電話,注意力的分散程度也和酒駕差不多。

社交媒體查不停 如同賭博上癮

一個熟悉的場景:你在電腦前正做著需要注意力高度集中的事,每隔幾分鐘,手機短信、臉書提示就會「嗶」的一聲,迫使你轉換注意力。這些分心之事看似微小,對手上的工作沒甚麼影響,其實它還是會蠶食我們的精力。 

「每次查看社交媒體、短信的時候,時間就會流失,大約30秒~5分鐘,但是一天下來,加在一起就很多了。」馬丁內斯-康德說。 

現在的人發了信息,總希望馬上得到回覆。手機不能離身已經變成了一種社會壓力,但這種上癮似的依賴,對我們的專注力非常不利。 

俄亥俄州立大學(The Ohio State University)的研究發現,學生在需要學習的時候,卻更想玩電子產品。學生們清楚地知道,這樣做效率低下,但同時做多件事情的感覺,卻讓他們很滿足。 

心理學家將這種習慣稱為「間歇性心理強化」,道理和賭博令人上癮一樣。當我們不停地看社交媒體的時候,雖然不是每個帖子都有趣,但如果看到甚麼新奇的文章或者影片,我們就想馬上分享、回覆。這種偶然的、不可預測的興奮感,會讓我們黏在這個平台上,雖然上面並無很多有價值的信息。 

「對於我們大腦的構造來說,這是一種非常吸引人的『獎勵』。」馬丁內斯-康德說。

多任務處理 耗力又傷腦

老闆們對多任務處理的能力非常著迷。拉馬斯(Conrado Lamas)是西班牙一家科技公司的市場營銷主管,他表示,公司認為,能同時處理多項事情的僱員,可以給公司省下更多錢。 

「在過去的幾十年中,科技越來越便利,很多公司將過去3個、5個,甚至10個全職員工做的事情,揉合成一個員工的工作。」他說。 

拉馬斯表示,公司只有在看到特殊回報的時候,才會僱用專才的員工。但為大公司研究人類行為的文化分析學家金(Margaret King)表示,這樣做得不償失,因為這些僱主沒有計算好多任務處理對生產效率的傷害。 

「在不同任務之間切來換去,會增加成本。而這個問題沒法解決,因為我們的大腦構造天生如此。」金說。員工長期注意力轉換和分散,不只使工作成果打折扣,還會損傷大腦。

高效工作 分好輕重緩急才是重點

完成一個項目,需要大量的時間和精力,但辦公室裏的員工會遇到很多分心的事情,結果要完成任務的時間反而被佔用、消磨,金認為,這就是為甚麼大部份人願意在家工作的原因。 

「在公司,你不能跟老闆說,『我現在不方便講話』。」在家裏,如果家人理解你,你不會被過多打擾,自己住就更自由。這樣才能真的集中注意力。 

如今,很多注重效率的建築設計師開始重新思考辦公室的佈局,希望改為方便員工集中注意力的格局,而不是方便社交的格局。專家也建議,在專心做事時,應盡量消除可控的干擾因素。 

「很多人在為我們的注意力而努力著,所以你也要控制自己身邊的環境。」馬丁內斯-康德說:「如果我正在做甚麼事,我會關上郵件、臉書,把手機音量調到最小,不然的話,我知道自己會老看手機,就一直被分心。」 

金表示,時間管理的關鍵,就是分好輕重緩急。比起一心多用,不如先挑出最重要的事情,集中所有精力,把這一件事情做好。「如果你先把優先事項做好,剩下的事情自然會理順的。」她說。◇