工作時是否經常感到一天下來,好像甚麼都沒做,就差不多要收工了?這種低效率工作不僅會降低你所在團隊和組織的項目成功率,還會影響到你自己的情緒。

工作效率低下最常見的原因是時間被分割得七零八落,以及突發及預料之外的事情。

工作時間管理專家Tony Schwartz、David Allen等人有一些有用的技巧,能幫你建立事半功倍的工作習慣,並教你無法完成重要工作的補救方法。

劃出時間空檔(20分鐘):

如果可能的話,從日程表中劃去當天剩下的某項工作,以保證自己有20分鐘不被打擾,以專心投入有意義的工作。如果你能辦得到,那麼留出更多時間更好,但20分鐘已足以令工作效率有所改觀。

若劃不出空檔時間,可以把不重要的會議提前20分鐘,或加班20分鐘。若有緊急商務電話,也可以使用此策略。

做最重要的工作是緊急要務。切斷電子郵件及關掉電話,去一間沒人能找到你的小房間。

記錄當天的工作進展 (2分鐘):

用工作日記記錄你當天的工作進展。

專心完成手中的工作或剩下的工作是很自然的事,但為了提升幸福感和努力程度,建議應該花一分鐘記錄你已經完成的工作。

即使只是概述某個創意項目接下來的步驟,也應記錄下來。如果你能留出20分鐘的時間空檔,那麼就記下你當天的成就,不管有多微小。這可以讓自己享受成就感,並意識到自己有所作為。

為明天繼續工作做好準備 (3分鐘):

使用海明威等作家的小竅門:做到一半時停下來。

當必須停下最重要的工作時,停下就好,只要清楚該如何完成剩下的工作。通過這種方式,第二天可以迅速進入工作狀態,即使第二天只有20分鐘的空檔。◇