圖片來源:Fotolia
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這幾年來自己做的簡報以及聽別人簡報的次數也有上千份了,當我聽別人的簡報時我會試著把自己放空,把自己當成簡報者的目標群眾去聽聽這個人的簡報。很多簡報者都忽略了簡報不只是簡報,而是一場「你跟與會者的交流」。

既然是交流,就一定要有互動,要說得讓對方有感覺。但很遺憾,很多簡報者都是自顧自地說自己想說的東西,匆忙將自己的投影片講完,然後台下鴉雀無聲,沒有人提出任何問題,簡報者還開開心心地以為自己的簡報太過完美,所以沒有人有問題,但其實,這個簡報糟糕透頂,因為沒有人對這場簡報有共鳴,大家都沒進入狀況。

造成如此大的落差,原因究竟是甚麼?

關鍵在於你沒有「以聽眾為主」,聽眾才是這場簡報的主角。你要講的是聽眾想聽的,而不是你想表達的,如果你能清楚這一點,那你的簡報就會做得好。但聽眾想聽的是甚麼?

你必須要事先搞清楚簡報的主題、背景、聽眾是哪些人,以及大家想要知道的東西。你不是在炫耀自己有多能言善道,也不是在強調自己有多博學多聞,那些都是次要的,最重要的是讓大家覺得你簡報的內容「對他是有價值」的,而你個人的簡報技巧、魅力等都是錦上添花,不是主菜,這一點必須先了解。

我曾經看過一次業務對客戶的簡報,簡報的開頭是介紹公司的歷史沿革、員工人數、獲利能力,我在旁邊看客戶聽得意興闌珊,講完這些後才進入解決方案以及包裝給客戶的套餐。

我心裏想:「這個應該先講的,如果是我,我也只對這有興趣。今天既然到你們公司來,早就對你們的背景有點了解了。」我雖然知道他講那些內容的原因是甚麼,但我還是覺得一切應該以客戶想聽的為優先,先說說你們公司可以幫我解決甚麼問題,如何解,之後再談其它的。

又有一次是技術部門對銷售部門的簡報,簡報者是技術部門的主管,他講的內容主要是介紹產品的功能。講完後,在座的業務主管問了一個問題:「這個產品的亮點是甚麼?我們怎麼賣?」

若你是技術部門主管,你可能會想:「找亮點是你們的事,怎麼賣更是你們要想的。」但其實業務主管這句話就是在反映他感興趣的東西,也該是簡報的重點,不會有人在意你的產品功能是10項還是20項,銷售部門在意的只是你有沒有一項殺手鐧的亮點可以讓他無往不利。

第二次簡報,我發現這個技術主管就調整了他的投影片比重,將重點放在關鍵功能與特色上面。現場人員聽完,沒人問亮點在哪,反而是提議居多。

一份切中聽眾的簡報內容,除了能與聽眾共鳴外,也能讓自己的簡報更出色。永遠記得,簡報是以聽眾為核心,而不是自己。

摘編自《gipi的學習筆記──職場觀念、管理、IT網誌》◇