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基本上,我認為電子郵件是一項很好用的工具……有時候啦!特別是著眼於實用目的時。 

比方說,如果會議時間改了,而我得通知15個人,這時候電子郵件就很好用,或是我想寄邀請函通知幾個朋友,請他們來參加雞尾酒會時。 

如果要深入對話,我就不會覺得電子郵件很好用了。我甚至不會考慮用它來解決問題,因為很可能是拿油去救火,讓問題越燒越旺盛。 

此話怎講?因為電子郵件無法傳達語氣,而我們已經知道,語氣有38%的影響力可以決定別人如何理解你的話。況且,電子郵件也無法傳達肢體語言,而肢體語言可是有55%的影響力。 

因此,如果你用電子郵件,就只有7%的機會可以讓別人了解你的意思。機率這麼低,我可不會輕易冒險。

小心使用電子郵件 

電子郵件另外一個麻煩是,它的立即性會讓人既草率又抓狂。 

說草率是因為,當你們的溝通咻咻咻地往返非常快速順暢時,郵件內容很容易出現文法錯誤、錯字連連,你甚至可能透露太多私人事情,最後還不小心按下「全部回覆」。 

說抓狂是因為,你寄出電子郵件卻沒收到回音,這時候很可能會告訴自己說,對方明明就已經看了信,為甚麼還不回覆? 

這時候,坐立難安的你寄出了第二封,甚至第三封、第四封滿是猜疑語氣的電子郵件,也可能你會把先前收到的信再打開來看,搜尋信中有何蛛絲馬跡或急轉直下的訊息……不管是哪一種情況,往往都會再開啟惡性循環。 

這不是好事。 

因此,我希望、我懇求各位,把非實用目的的電子郵件,都視為未爆炸的地雷。 

寫這類電子郵件時,不僅要檢查錯字和文法,可能的話先放進「草稿」資料匣裏,放個1小時或1天,或是寄給1位朋友,請他提供意見,不然就是寄給自己,看看自己打開信件時有何感受。 

也可以給自己做一次身心檢查,問問自己:「我是不是肚子餓、生氣、寂寞或累了?」如果是,就別按下傳送鍵,因為寄出去肯定不會有好結果。以我親身的經驗來說,肚子餓會對大腦產生很糟糕的影響。 

我曾經在雜誌上讀過:「你沒說出口的惡言,正是時間寄回來給你的情書。」 

這句話對我很受用。寂寞時內心的支柱往往會崩解,而且我非常確定,我只要一疲累,智商就會明顯降低。這些都不是可以讓我呈現出最好一面的時候,我想你也是,所以請小心使用電子郵件。 

縮寫、個性化?別鬧了! 

電子郵件的立即性與方便性容易引發大家的惰性,但更讓我吃驚的是,還會造成大家更喜歡走捷徑。 

好像馬上寄到對方信箱裏還不夠快似的,大家會希望確定自己寄出的信更快被讀取,所以開始採用縮寫,如再聊(ttyl = talk to you later)、大笑(lol = laugh out loud)、再見(c u soon = see you soon)、要走了(g 2 g = got to go),以及使用表情符號。萬一你就是喜歡用這些東西的人,拜託,請用在私人郵件上就好,商業往來書信別來這套。 

不意外,我對所謂「個人化」的電子郵件也很有意見,就是那種背景五顏六色、字體也千奇百怪的郵件。 

沒錯,這種郵件也許容易讓人留下印象,但也有可能適得其反。《金髮尤物》(Legally Blonde)裏女主角的履歷表不但是粉紅色的,上面還有香味,其實是個笑話。 

我也請大家少用驚嘆號和全大寫字母,因為在英文裏,如果整個句子都用大寫字母,代表是提高音量大聲講這句。沒有人喜歡被大吼大叫,不管是當面還是在信裏都一樣。

——摘編自《下一秒就得拿出來的本事:上班的每一天都是績效抽考,你如何一直拿高分?》◇