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使用電子郵件溝通如今已是生活常態,據統計,在職人士平均用1/4的工作時間收發電郵。儘管我們對按下「回覆」鍵輕車熟路,但在職場顧問芭芭拉‧帕切特(Barbara Pachter)看來,很多職業人士還沒有掌握恰當寫電郵的要領。 

寫電郵要注意許多要領。帕切特認為,因為日常閱讀和編寫的信息太多,我們很容易犯些尷尬的錯誤,給自己的事業帶來嚴重後果。她在《商務禮儀要點》(The Essentials Of Business Etiquette)一書中概括了寫電子郵件的基本禮儀,下面是最重要的一些原則。

1. 要有一個明確而直接的主題行 

這一原則可參考如下例子:「會議日期變更」、「關於您的報告的小問題」、「項目計劃的反饋」等。人們常常依據主題行來決定是否打開這封信,所以要讓收件人知道來信說的是他們關心的和工作有關的事情。

2. 使用職業化的電郵地址 

如果你為一家公司效力,應該使用公司域名的電郵地址來收發信件。如果你不是公司僱員,或只是偶爾用個人郵箱談工作,注意這個郵箱地址或顯示中應包含你的姓名,這樣收件人才知道發件者是誰。最好避免幼稚的郵箱名,比如「babygirl@……」(小姑娘)或「beerlover@……」(愛啤酒——不管生活中你多喜歡喝冰啤)。 

3. 選擇「回覆所有人」時要三思 

沒有人想閱讀和自己毫無關係的郵件。現今,要忽略郵件是很難的,因為很多人都在智能手機上即時收信,或在電腦上設置彈出郵件信息。除非群組裏的每個人都真的需要看這封回信,不然的話,不要選「回覆所有人」。 

4. 設計你的簽名檔 

讓讀者掌握你的一些信息,包括你的全名、職位、公司名、郵政地址、電話號碼。公開個人信息之餘,最好別在簽名檔添加格言和藝術作品。簽名區域的字體、字號、顏色都應和正文保持一致。 

5. 使用正規的問候語 

避免用俚語或太口語化的表達,如「嗨!夥計們」。「Hey」,「Yo」等詞非常不正規,「Hi」或「Hello」都沒有問題。稱呼對方時也不要用縮略名,除非確信對方不介意被叫「Mike」,還是寫全名「Michael」為好。 

6. 慎用感嘆號 

如果要用感嘆號,記住只用在表達激動喜悅的地方。人們有時會忘乎所以而在句末點上一串感嘆號,在讀者看來,這會顯得很情緒化、不夠成熟。 

7. 開玩笑時要小心 

如果不配合語氣語調和面部表情,電郵中的幽默很容易被對方誤解。除非你對收件人夠了解,最好別在信裏開玩笑。再說,自己認為有趣的事,別人不一定覺得幽默。 

帕切特說:「說出來很逗的話,寫下來可能就不是那麼回事了。如果拿不準就別寫了。」 

8. 不同文化背景的人表達習慣也不同 

不同文化背景的人之間很容易產生誤會,特別是在看不到對方的肢體語言時。要根據對方的文化背景,以及對他/她的了解來斟酌語句。 

帕切特提醒:在高情境文化(High-context culture,如中國、日本和阿拉伯文化)中,人們在談生意之前,希望先和對方熟絡,因而在和他們打交道時,信可以寫得個人化一些。相對來說,低情境文化(Low-context culture,如美國、德國和北歐文化)的人則喜歡開門見山,直奔主題。 

9. 盡量回覆郵件即使對方發錯了人 

要回覆所有人的來信可能很難,但盡量這樣做,其中包括錯發給你的信,特別是寫信人等待回覆的信。回信不總是必要,但會顯示出很好的禮儀,當發信人是同事或同行時更要這樣。 

比如可以這樣寫:「您一定很忙,但我想這封信可能是發錯了,想知會您以免耽誤事。」 

10. 每封信寫好後都要校讀 

收件人一般不會忽略信中的錯字,有可能因此對來信者產生某種印象。別太依賴「拼寫檢查」功能,因為電腦的自動更正有時令人啼笑皆非。信發出去之前,應讀幾遍(讀出聲最好)。 

11. 發信之前再填寫收件人 

為了避免在寫好信之前就誤點發送鍵,這樣做還是必要的。即使你是在回信,也最好先刪掉回信地址。 

12. 檢查收件地址是否選對了 

由於收件人一行有根據通訊簿自動提示的功能,我們很容易選錯收件人,給自己和錯收信的人都帶來尷尬。 

13. 字體要選擇典雅的 

紫色的Comic Sans字體或許有用場(比如派對廣告),但商務信函應該選擇傳統的字體、顏色和字號。基本的考量是方便對方閱讀。 

通常來說,最好選10或12大小的字,西文字體最好選Arial、Calibri或Times New Roman。字的顏色用黑色最保險。(註:中文字體中,宋體最易辨識。) 

14. 注意你的語調 

正如幽默會被誤解,沒有聲音和表情的配合,語調也很容易被誤讀。你的本意是直截了當,但對方的會意卻是生硬突兀。為避免網絡誤會,帕切特建議把要傳送的訊息讀出聲來。「如果聽起來語調苛刻,那麼收件人的感覺也會如此。」 

最好避開明確的負面用詞,如「失敗」、「錯誤」、「不用心」等。別忘記寫「請」和「謝謝」。 

15. 下筆要三思 

帕切特最後提醒,所有電子訊息都會留下痕跡。基本的考量是其他人也會看到你傳的電郵,所以,不要寫那些不希望每個人都看到的信息——那些損己不利人的話語。終歸,電郵太容易被轉發了。為了不讓自己後悔,寫甚麼、不寫甚麼還是應該把握好。◇